Özlük Dosyası Takip Programı

Ne yapar

• “SGK Listesinden Dosyaları Aç / Güncelle” ile SGK kayıtlarındaki çalışanlar (işten ayrılanlar dâhil) için özlük dosyası açılır; listede her çalışanın evrak sayısı, eksik zorunlu evrakı, süresi yaklaşan ve süresi geçen evrakı gösterilir.
• Evrak PDF, JPG, PNG, WEBP, DOC ya da XLS olarak (en çok 250 MB) yüklenir; “Otomatik Tanı Dene” ile belge türü ve tarihi belgeden okunarak önerilir.
• “Toplu Yükle” ile bir çalışana ait birden çok evrak tek seferde yüklenir; güvenle tanınan belgeler ilgili evrak türüne kendiliğinden yerleştirilir, türü kesinleşmeyenler için tür seçimi istenir.
• Ekranın üstündeki uyarı satırında süresi geçen, 60 gün içinde süresi dolacak ve eksik zorunlu evrak ile uzman görüşü gereken kayıtlar sayılır; satır seçildiğinde ilgili çalışanlar listelenir.
• Periyodik sağlık raporu takvimi işyerinin tehlike sınıfına göre izlenir.
• Silinen belgenin dosyası sunucudan silinir ve dosyayı açan anahtar yok edilir; kayıtta yalnız belgenin silindiği bilgisi ve silinme zamanı kalır.

Kimler için

• Denetimde özlük dosyası ibraz etmesi gereken işverenler. Hangi çalışanda hangi belgenin eksik olduğu ve hangi belgenin süresinin dolmak üzere olduğu tek listede görülür (4857 m.75).
• Evrak takibini elle yürüten insan kaynakları birimleri. Belge türü ve tarihi belgeden okunur; toplu yüklemede belgeler kendiliğinden sınıflandırılır.
• Mali müşavirlik büroları. Müşteri firmaların çalışan dosyaları SGK'daki çalışan listesinden açılır; listeler firma ekranından izlenir.

Nasıl çalışır

1. 01

   Bağlantı

   İşyeri, e-Bildirge giriş bilgileriyle bir kez eklenir; çalışan listesi SGK kayıtlarından okunur.

2. 02

   Dosyaların açılması

   Firma ya da işyeri ekranında “Özlük Takip” açılır ve SGK listesinden dosyalar açılır ya da güncellenir.

3. 03

   Yükleme ve tanıma

   Belgeler HRPlatform sunucularında okunur; “Bulut destekli okuma” ayarı açılmadıkça okuma için başka bir hizmete gönderilmez. Ayar açıkken yalnız sunucuda okunamayan görsel belgeler (JPG, PNG, WEBP) “Otomatik Tanı Dene” ile okunmak üzere bulut hizmetine gönderilir; toplu yüklemede bu ayar kullanılmaz.

4. 04

   Kontrol ve onay

   Otomatik okunup kontrol bekleyen belgeler ayrıca listelenir ve “Onayla” ile kesinleştirilir; öneri kaydedilmeden önce kontrol edilir.

Ekrandaki adımların tamamı Özlük Takip Modülü kullanım kılavuzunda anlatılır.

SGK'ya ne zaman ve nasıl yazar

Bu modül SGK'da hiçbir kayıt değiştirmez.

• SGK'dan yalnız çalışan listesi (işten ayrılanlar dâhil) okunur; SGK'ya belge ya da bilgi gönderilmez.
• Yüklenen belgeler, her dosya için ayrı üretilen bir anahtarla AES-256-GCM yöntemiyle şifrelenerek Türkiye'deki sunucuda saklanır.

Bağlanılan SGK sistemleri ve SGK'da yapılan bütün işlemler SGK Sistemleriyle Bağlantı sayfasında; SGK şifrelerinin saklanması ve erişim düzeni Güvenlik ve Kişisel Verilerin Korunması sayfasında açıklanır.

Sınırlar ve dikkat edilecek hususlar

• Türü kesinleşmeyen belge kaybolmaz; çalışanın dosyasında kalır ve türü seçilene kadar kontrol bekleyen belgeler arasında yer alır.
• Emziren ya da kronik hasta veya engelli olarak işaretlenen çalışanlarda sağlık raporu süresi mevzuatta sayıyla belirlenmediğinden süre hesaplanmaz; bu kayıtlar “uzmana danışın” olarak gösterilir.
• Özlük Takip ekranları hesaptaki her kullanıcıya açıktır; yetkiler hesap düzeyindedir, ekip üyesi belirli firmalarla sınırlanamaz.

Yasal dayanak: 4857 m.75 (özlük dosyası) · 6331 m.15 (sağlık gözetimi).

Abonelik ve başlama

Kayıt ücretsizdir; kredi kartı istenmez. Firma ve işyeri e-Bildirge giriş bilgileriyle eklenince SGK kayıtları okunmaya başlar.

Kayıtla Teşvik modülü, kayıttan sonraki ilk muhtasar ve prim hizmet beyannamesi son gününe kadar ücretsiz açılır. Bu sürede yararlanılabilecek ve geçmişte yararlanılmamış teşvikler hesaplanır ve raporlanır; teşviklerin SGK'da tanımlanması abonelik başladıktan sonra yapılır.

Modül aboneliği hesap düzeyindedir: abone olunan modül hesaptaki bütün firmalarda ve işyeri sicillerinde kullanılır, firma bazında açılıp kapatılmaz. Her modülün aboneliği ayrıdır; yalnız ihtiyaç duyulan modüle abone olunur.

Abonelik HRPlatform tarafından açılır; teklif, seçilen modüller ve işyeri sayısı bildirilerek Teklif ve Demo sayfasındaki formla istenir.

Teklif ve demo isteyin

Özlük Takip ekranları hesaptaki her kullanıcıya açıktır; ayrı izin aranmaz. Birden çok firmanın tek hesaptan yönetilmesi Mali Müşavirlik Büroları İçin sayfasında açıklanır.

İlgili sayfalar

• Özlük Takip Modülü kullanım kılavuzu
• 4857 m.75 (işçi özlük dosyası)
• 6331 m.15 (sağlık gözetimi)
• Güvenlik ve Kişisel Verilerin Korunması