Mali Müşavirlik Büroları İçin

Hesap ve firmalar

Hesap açmak ücretsizdir ve kredi kartı istenmez. Kurumsal kayıtta yazılan unvan, bireysel kayıtta kişinin adı ve soyadı hesabın adı olur; kaydı yapan kişi hesabın yöneticisi olarak tanımlanır. Hesap, kayıt sırasında gönderilen ve 24 saat geçerli olan bağlantıyla e-posta adresi doğrulandıktan sonra kullanılabilir. Müşteri firmalar kayıttan sonra Firmalar ekranından eklenir.

Firmalar ekranı hesaptaki firmaları toplam, aktif ve pasif firma sayısı ile işyeri sicili sayısıyla listeler. Her satırda vergi kimlik numarası, işyeri sicil bilgisi, bilgi varsa çalışan sayısı ve SGK borcu yer alır; borç hiç sorgulanmamışsa tutar yerine "borç bilinmiyor" yazılır. Liste firma adı, vergi kimlik numarası, SGK sicil numarası ya da işyeri koduyla aranabilir; ada, vergi kimlik numarasına, sicil sayısına, çalışan sayısına ya da borca göre sıralanabilir; Excel, CSV ya da metin dosyası olarak indirilebilir ve yazdırılabilir.

Firmaların ve işyerlerinin eklenmesi

• İşyeri sicili eklenirken yalnız işyeri adı ve e-Bildirge giriş bilgileri (kullanıcı kodu olarak 11 haneli T.C. kimlik numarası, işyeri kodu, sistem şifresi, işyeri şifresi) girilir. SGK sicil numarası, faaliyet kodu (NACE) ve tehlike sınıfı elle girilmez; SGK bağlantısı etkinleştirildikten sonra bu giriş bilgileriyle SGK'dan okunur.
• Firma eklenirken vergi numarası ve vergi dairesi bilinmiyorsa "Vergi bilgilerini e-Bildirge'den otomatik getir" seçeneği işaretlenebilir; bu bilgiler firmaya ilk işyeri sicili eklendikten sonra SGK kaydından alınır. Firma unvanı kullanıcının yazdığı biçimde kalır.
• Bir firmanın işyeri sicilleri tek seferde eklenebilir: her satırda sırasıyla işyeri adı, kullanıcı kodu, işyeri kodu, sistem şifresi ve işyeri şifresi bulunan liste yapıştırılır ya da .xls, .xlsx, .csv veya .txt dosyası yüklenir. Satırlar içe aktarılmadan önce ekranda gösterilir; eksik alanlı satır ve geçersiz T.C. kimlik numarası işaretlenir, satır yerinde düzeltilebilir. Örnek dosyalar aynı ekrandan indirilir.
• Hesap yöneticisi seçtiği işyeri sicillerini topluca aktif ya da pasif yapabilir veya silebilir. Pasif yapılan işyeri sicilinde SGK'ya otomatik ya da elle işlem yapılmaz; sicilin kayıtları silinmez ve sicil yeniden aktif yapılabilir.
• SGK'ya giriş yapılamayan işyeri sicilleri firma ekranında sayısıyla gösterilir. Bu sicillerin giriş bilgileri tek pencerede güncellenebilir: satır satır yazılabilir, aynı bilgi "hepsine uygula" ile bütün satırlara verilebilir ya da dosyadan yüklenebilir.

Ekip ve yetkiler

• Hesap yöneticisi ekip üyelerini Yönetim Paneli'ndeki "Takım ve roller" ekranından e-postayla davet eder; davet bağlantısı 7 gün geçerlidir ve davet edilen kişi şifresini kendisi belirler. Kullanıcı başlangıç şifresiyle doğrudan da eklenebilir. Her e-posta adresi tek bir kullanıcıya aittir; platformda kayıtlı bir adrese davet gönderilemez.
• Hesaptaki her kullanıcı ya Takım Yöneticisi ya da Takım Üyesidir. Takım Yöneticisi bütün izinlere sahiptir ve hesapta birden çok yönetici bulunabilir. Takım Üyesinin izinleri, yöneticinin tanımladığı ve üyeye atadığı rolle belirlenir; rol atanmamış üye izin gerektiren işlemleri yapamaz.
• Başlıca izinler şunlardır: firma ve işyeri sicili kayıtlarını yönetme, sigortalı kayıtlarını yönetme, SGK işlerini görüntüleme ve başlatma, SGK güvenlik kodunu elle çözme, teşvik sonuçlarını görüntüleme ve hesaplatma, rapor ve fatura görüntüleme; Vizite, İdari Para Cezası, İş Kazası, Asgari İşçilik, Sorgulamalar ve Puantaj modüllerini kullanma. Bu izinler yalnız ekranda değil, sunucu tarafında da denetlenir.
• Yetkiler hesap düzeyindedir. Bir kullanıcı, rolünün izin verdiği işlemleri hesaptaki bütün firmalarda yapar; bir ekip üyesini yalnız belirli müşteri firmalarıyla sınırlamak mümkün değildir.
• Hesaba eklenen her kullanıcı hesaptaki bütün firmaları görür. İşyeri sicilleri, çalışan listeleri ve İK raporları da izin aranmadan açılır. Bu nedenle müşteri firmanın yetkilisine büronun hesabından kullanıcı açılırsa öteki müşteri firmalar da ona görünür.
• Hesap yöneticisi bir kullanıcının hesaptaki erişimini tek işlemle kapatabilir; erişimi kapatılan kullanıcının açık oturumları sonlanır ve erişim sonradan yeniden açılabilir. Ekip listesinde her kullanıcının son giriş zamanı görünür.

Abonelik ve ücret

Modül abonelikleri hesap düzeyindedir: bir modüle abone olunduğunda modül hesaptaki bütün firmalarda ve işyeri sicillerinde kullanılır; firmalar ve siciller yeniden tanımlanmaz. Abonelik firma bazında açılıp kapatılmaz. Her modülün aboneliği ayrıdır; yalnız ihtiyaç duyulan modüle abone olunur.

Abonelikle kullanılan modüller

• Teşvik Modülü
• Vizite Modülü
• İdari Para Cezası Modülü
• İş Kazası Modülü
• Asgari İşçilik Modülü
• Özlük Takip Modülü
• Puantaj Modülü
• Sorgulamalar Modülü

Abonelik gerektirmeyenler

• Yazışmalar Modülü
• Hesaplama Modülü
• Emeklilik Hesaplama
• Mevzuat Arşivi
• Uzman'a Sor

Abonelik açma, kapama, süre ve ücret tanımı HRPlatform tarafından yapılır. Ücretler sitede yayımlanmaz; teklif, firma ve işyeri sicili sayısı bildirilerek info@hrplatform.com.tr adresinden istenir. Faturalar HRPlatform tarafından düzenlenir; hesabın yöneticisi ve fatura görme izni verilen kullanıcılar faturaları ve ödeme durumlarını panelden görür ve kartla öder.

Son ödeme tarihinden itibaren 7 günden fazla geçmiş ödenmemiş faturası bulunan hesapta yeni SGK işlemleri, gecikmiş faturalar ödenene kadar durdurulur; mevcut veriler görüntülenmeye devam eder ve ödeme yapılınca kısıt kalkar.

Bütün firmaların birlikte izlenmesi

• Firmalarım menüsündeki Teşvik Takip Raporu, hesaptaki bütün firmaları seçilen beyan dönemiyle (son 24 dönem) tek tabloda gösterir: firma, sicil sayısı, hesaplanan sicil sayısı, hesaplanan teşvik tutarı, hesaplama durumu ve son hesaplama zamanı. Raporu görmek için teşvik görüntüleme ya da hesaplama izni gerekir. Tablo Excel, CSV ya da metin dosyası olarak indirilebilir ya da yazdırılabilir; satır seçildiğinde o firmanın Teşvik ekranı aynı dönemle açılır.
• Teşvik modülü ekranı bütün firmaları tek listede, seçilen dönemin cari hesap tutarı ve geçmiş analiz tutarıyla gösterir. Bu listede işaretlenen ya da bütün işyeri sicilleri için geçmiş dönem analizi tek pencereden başlatılabilir; başlatma istekleri sicil sicil sırayla gönderilir.
• Cari dönem teşvik hesabı için birden çok dönem dosyası aynı anda yüklenebilir; her dosya içindeki işyeri numarasına göre ilgili işyeri siciliyle eşleştirilir. Birden çok işyerini içeren dosyada her işyeri kendi sicilinde ayrı hesaplanır; dosyada olup sistemde kayıtlı olmayan işyeri ile sistemde kayıtlı olup dosyası yüklenmeyen işyeri ayrıca bildirilir.
• Teşvik dönem raporları firma kapsamında PDF, Excel ve CSV olarak; geçmiş dönem analiz raporları firma ya da işyeri sicili kapsamında Excel olarak indirilebilir ya da PDF olarak yazdırılabilir.
• Vizite modülünde seçilen birden çok rapor için "Çalışmadı" ya da "Personelim Değil" bildirimi topluca verilebilir; bildirimler SGK'ya sırayla gönderilir. "Çalıştı" beyanı sonuçları ağır olduğundan toplu verilmez, rapor rapor onaylanır.
• Firma ekranında abonelik gerektirmeyen İK Raporları bölümü bulunur: demografi, işten ayrılma oranı, çıkış analizi, deneme süresi ve iş güvencesi takibi, ücret ve ikramiye, emekli çalışanlar, SGK maliyeti ve uyum karnesi.

Otomatik e-postalar

• Vizite modülüne abone hesaplarda otomatik Vizite e-postaları hesaptaki bütün firmaları tek özette, işyerine göre gruplayarak toplar: gün sonu özeti her gün önceki 24 saatin işlemleriyle, bildirim süresi uyarısı her sabah yalnız süresi geçmiş ya da son bir-iki iş günü kalan rapor varsa, aylık rapor her ayın 1'inde önceki ay için gönderilir.
• Vizite e-postaları, herhangi bir firmanın Vizite ayarına alıcı adresi yazılmışsa yalnız yazılan adreslere gider; hiçbir firmada adres yazılmamışsa hesapta üyeliği etkin bütün kullanıcılara gider. Bir firmanın ayarına yazılan adres de hesabın bütün firmalarını içeren özeti alır; bu nedenle firma ayarına müşteri firmanın adresi yazılmamalıdır.
• İş Kazası modülüne abone hesaplarda, sağlık kuruluşunun SGK'ya bildirdiği ancak işveren bildirimi SGK'da görünmeyen vakalar için, işveren bildirimi görülene kadar günde en fazla bir özet e-posta gönderilir; özet vakaları işyerine göre gruplar. İşveren bildirimi SGK'da görülen vaka için bir kez "bildirildi" e-postası gönderilir; bildirimin yasal süre içinde yapılıp yapılmadığı yazılır ve SGK'nın bildirim belgesi alınabildiyse e-postaya eklenir.
• Firma ya da işyeri ekranından Vizite gün sonu raporu PDF, aylık rapor PDF ya da Excel olarak o firma veya işyeri kapsamında indirilebilir ve oturum açan kullanıcının kendi e-posta adresine gönderilebilir.
• Vizite ve İş Kazası otomatik e-postalarının altında, alıcının o bildirim türünü almayı bırakabileceği bir bağlantı bulunur.

Kendiliğinden yürüyen SGK işleri

• Vizite modülünde "Otomatik Karar" ayarı varsayılan olarak açıktır. Sistem, SGK'dan okuduğu istirahat raporunu çalışanın işe giriş-çıkış ve aylık prim bildirgesi kayıtlarıyla karşılaştırır ve sonuca göre "Çalışmadı" ya da "Personelim Değildir" bildirimini SGK'ya kendisi gönderir. Ayar kapatıldığında raporlar kullanıcı onayına düşer.
• İşyeri sicilinin e-Bildirge giriş bilgileri kaydedildiğinde ve her beyanname döneminde sistem, SGK İşveren Sistemi'nin teşvik tanımlama ekranında sigortalılar için tanımlanabilir görünen teşvik kanunlarını tanımlar. Bu işlem SGK'ya kayıt yazar ve Teşvik modülü aboneliğine bağlı değildir.
• SGK bir işlem sırasında işyerinin iz olduğunu, kanun kapsamından çıktığını, vekalet ya da aracı süresinin dolduğunu ya da e-Bildirge hesabının pasif olduğunu bildirirse işyeri sicili pasife alınır ve durum firma ekranında gösterilir.

SGK'da yapılan ve yapılmayan işlemlerin tamamı SGK Sistemleriyle Bağlantı; SGK şifrelerinin saklanması, iki adımlı doğrulama, işlem kayıtları ve hesaplar arası ayrım Güvenlik ve Kişisel Verilerin Korunması sayfasında açıklanır.