Güvenlik ve Kişisel Verilerin Korunması

SGK giriş bilgileri

• e-Bildirge sistem şifresi ve işyeri şifresi veritabanında AES-256-GCM yöntemiyle şifrelenmiş olarak saklanır; bu iki şifrenin açık hâli veritabanına yazılmaz. Kullanıcı kodu (T.C. kimlik numarası) ve işyeri kodu şifrelenmeden saklanır.
• Şifreleri çözen anahtar veritabanında tutulmaz; sunucudaki ayrı bir gizli ayar dosyasında bulunur ve çalışma anında yalnız bu anahtara ihtiyaç duyan servislere verilir. SGK şifrelerini ve iki adımlı doğrulama anahtarlarını şifreleyen anahtarlar ile oturum imza anahtarı canlı ortamda tanımlı değilse ya da geliştirme amaçlı varsayılan değerinde bırakılmışsa sistem başlatılmaz.
• Şifreler; SGK sistemlerine işyeri adına bağlanılırken sunucudaki servisler tarafından, ayrıca işyeri bilgileri ekranında gösterilmek ya da tarayıcı eklentisiyle SGK giriş sayfasını doldurmak için çözülür.

Şifrelerin açık hâlini alabilenler

• hesapta "Sicil Yönet" izni verilen kullanıcılar ve bütün izinlere sahip hesap yöneticileri,
• hesap adına üretilmiş tam yetkili API anahtarlarıyla yapılan istekler,
• destek ve sistemin işletilmesi amacıyla HRPlatform platform yöneticileri.

Salt okuma olarak üretilen API anahtarlarıyla SGK şifreleri alınamaz. Açık şifrenin görüntülenmesinde firma eşleşmesi, veritabanı süzgecine ek olarak uygulama katmanında yeniden denetlenir. SGK bağlantılarının ayrıntısı SGK Sistemleriyle Bağlantı sayfasındadır.

Hesap güvenliği

• Hesap şifresi açık hâliyle tutulmaz; her şifre için rastgele tuz kullanılarak PBKDF2-SHA256 yöntemiyle 100.000 tekrarla üretilen, geri çevrilemeyen bir özeti saklanır. Yeni belirlenen şifreler en az 8 karakterden oluşmalı; en az bir büyük harf, bir küçük harf ve bir rakam içermelidir.
• İki adımlı doğrulama isteğe bağlıdır. Açıldığında girişte, telefondaki doğrulama uygulamasının her 30 saniyede bir ürettiği 6 haneli kod istenir; saat farkları için bir önceki ve bir sonraki kod da kabul edilir, kabul edilen bir kod yeniden kullanılamaz. Özelliği açmak ve kapatmak için şifrenin yeniden girilmesi gerekir. Doğrulamanın gizli anahtarı veritabanına AES-256-GCM ile şifrelenerek yazılır. Doğrulama cihazını kaybeden kullanıcının iki adımlı doğrulaması yalnız platform yöneticisi tarafından kapatılabilir ve bu işlem kayda geçer.
• Kısa sürede çok sayıda hatalı giriş denemesi yapılırsa giriş geçici olarak durdurulur.
• Oturum süresi 24 saattir. Girişte "Beni hatırla" seçiliyse (varsayılan olarak seçilidir) oturum bilgisi bu süre boyunca tarayıcıda kalır; seçili değilse sekme kapatıldığında silinir. Çıkış yapıldığında oturum bilgisi tarayıcıdan silinir.
• Hesap güvenliği ekranından açık bütün oturumlar tek işlemle sonlandırılabilir; sonlandırılan oturumlar en geç yaklaşık 30 saniye içinde geçersiz olur.
• Şifre sıfırlama bağlantıları 1 saat geçerlidir ve yalnız bir kez kullanılabilir. Şifre sıfırlandığında ya da değiştirildiğinde açık bütün oturumlar kapatılır.
• Ekipten çıkarılan ya da hesabı kapatılan kullanıcının açık oturumları en geç yaklaşık 30 saniye içinde geçersiz olur; hesabı tamamen kapanan kullanıcının bekleyen davet, e-posta doğrulama ve şifre sıfırlama bağlantıları da iptal edilir.
• Kayıt formuyla açılan hesaplar e-posta adresi doğrulanana kadar kullanılamaz. Platform yöneticisinin geçici şifreyle açtığı hesaplarda kullanıcı, ilk girişte kendi şifresini belirlemeden hiçbir firma verisine erişemez.

Hesaplar arası ayrım ve erişim

• Müşteri verileri, her servis için ayrı ama bütün müşterilerin ortak kullandığı veritabanlarında tutulur; müşteriler arasındaki ayrım, kayıtlarda bulunan hesap numarasıyla sağlanır.
• İstekte seçilen hesaba üyelik ağ geçidinde denetlenir; kullanıcının üyesi olmadığı ya da üyeliği pasife alınmış bir hesap için yapılan istek reddedilir. Müşteri verisi tutan servislerde veritabanı sorguları kullanıcının etkin hesabına göre kendiliğinden süzülür; bir kullanıcının sorgusu yalnız kendi hesabının kayıtlarını getirir.
• Müşteriler arasındaki veri ayrımı, her yayından önce çalışan otomatik testlerle seçili ekran ve işlemlerde sınanır.
• Hesaba eklenen her kullanıcı hesaptaki bütün firmaları ve işyeri sicillerini görür. Hesap yöneticisi ekipteki kullanıcılara modül ve işlem bazında izin tanımlayabilir; bu izinler kayıt ekleme ve değiştirme, hesaplama ve SGK sorgusu başlatma gibi işlemlerde ve bazı hassas ekranlarda (ücret raporları, açık SGK şifresi) uygulanır. Görüntüleme ekranlarının çoğu ve Özlük modülü hesaptaki her kullanıcıya açıktır.
• HRPlatform platform yöneticileri, destek ve sistemin işletilmesi amacıyla bütün müşteri hesaplarının verilerini görüntüleyebilir ve bir kullanıcının ekranını onun yetkileriyle açabilir. Bu şekilde açılan oturumlar işaretlenir; oturumun açılması ve bu oturumda yapılan kayıt değiştiren işlemler yöneticinin kimliğiyle kayda geçer.
• Hesap için üretilen API anahtarlarıyla yapılan istekler yalnız o hesabın verisine ve hesap yöneticisiyle aynı yetkiyle erişir. Salt okuma olarak üretilen anahtarlarla okuma dışındaki istekler reddedilir. Anahtarın kendisi saklanmaz, yalnız özeti tutulur; iptal edilen anahtar en geç 10 saniye içinde çalışmaz hâle gelir.

İşlem kayıtları

• Giriş, kayıtlı bir hesaba hatalı şifreyle giriş denemesi, çıkış, şifre ve iki adımlı doğrulama değişiklikleri, oturumların sonlandırılması, kullanıcı ve hesap yönetimi gibi güvenlik olayları; işlemi yapan kullanıcı, IP adresi ve zaman bilgisiyle işlem kaydına yazılır.
• Güvenlik olayı kayıtları birbirine SHA-256 özetleriyle zincirlenerek yazılır. Zincir doğrulaması, zincir yeniden hesaplanmadan bir kaydın sonradan değiştirilmesini ya da aradan bir kaydın silinmesini ortaya çıkarır.
• Giriş yapıldıktan sonra açılan ekranların adresi ile kayıt ekleme, güncelleme, silme, sorgu başlatma ve dosya indirme işlemleri; sonucu, süresi, IP adresi ve zamanıyla etkinlik geçmişine yazılır. Gönderilen form içeriği ve adresteki sorgu bilgisi bu kayda alınmaz. Etkinlik geçmişini yalnız platform yöneticileri görür.
• API anahtarıyla yapılan çağrılar; anahtar, hesap, çağrılan adres, yöntem ve sonuç bilgisiyle ayrı bir çağrı günlüğüne yazılır.
• Kullanıcılar kendi son giriş kayıtlarını (zaman ve IP adresi) görebilir; hesap kullanıcıları yalnız kendi hesaplarına ait işlem kayıtlarını görür; bütün kayıtları platform yöneticileri görür.

Ödeme bilgileri ve yüklenen belgeler

• Kartla ödemede kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu ödeme sırasında sunucu üzerinden iyzico'ya iletilir ve sistemde saklanmaz; kayıtlı kart için yalnız son dört haneyi gösteren maske, kart ailesi ve iyzico'nun verdiği kart anahtarları tutulur.
• Özlük modülüne yüklenen belgeler, asgari işçilik hesabına eklenen kanıt belgeleri ve yatırım teşvik belgesi ekleri, her dosya için ayrı üretilen bir anahtarla AES-256-GCM yöntemiyle şifrelenerek saklanır; canlı ortamda bu depoların şifreleme anahtarı tanımlı değilse ilgili servis çalışmaz.
• Özlük modülünde silinen bir belgenin dosyası sunucudan silinir ve dosyayı açan anahtar yok edilir; kayıtta yalnız belgenin silindiği bilgisi ve silinme zamanı kalır.

Bağlantı ve altyapı

• hrplatform.com.tr ve api.hrplatform.com.tr adreslerine yapılan şifresiz (HTTP) istekler HTTPS'e yönlendirilir; tarayıcılara HSTS başlığıyla iki yıl boyunca bu adreslere yalnız HTTPS ile bağlanmaları bildirilir.
• Sitenin sayfaları Cloudflare ağı üzerinden yayınlanır; API'ye giden istekler de Cloudflare'de karşılanır ve oradan HRPlatform sunucusuna iletilir. Veritabanları ve yüklenen dosyalar Türkiye'deki (İstanbul) sunucuda saklanır.
• Uygulama sayfalarında tarayıcıya içerik güvenlik politikası (CSP), başka sitelerin çerçevesine yerleştirme yasağı, içerik türü koruması, yönlendiren bilgisinin kısıtlanması ve kamera, mikrofon ve konum gibi tarayıcı izinlerini kapatan izin politikası uygulanır; API yanıtlarında en kısıtlı içerik politikası kullanılır. Başka sitelere eklenebilen hesaplama araçları çerçeve yasağının dışındadır.
• Kod deposunda ana dala her gönderimde, her değişiklik isteğinde ve haftalık olarak gizli bilgi (şifre, anahtar) taraması ile ön yüz bağımlılıklarında yüksek önemli güvenlik açığı taraması yapılır; bağımlılık güncellemeleri haftalık olarak önerilir.

Yedekleme

• Uygulama veritabanlarının tamamının yedeği her gece saat 03.15'te alınır, sıkıştırılır ve AES-256 ile şifrelenir; yedek, kaydedilmeden önce açılarak bütünlüğü ve içeriği sınanır. Yüklenen belgeler (Özlük evrakı, asgari işçilik kanıtları, yatırım teşvik belgesi ekleri) aynı gece ayrı bir arşivle, aynı yöntemle şifrelenerek ve açılarak sınanarak yedeklenir.
• Sunucudaki yedekler yaklaşık bir hafta saklanır; daha eski yedekler kendiliğinden silinir.
• Yedeklerin şifreli bir kopyası sunucu dışında, diski BitLocker ile şifrelenmiş bir bilgisayarda da bulunur.

Hizmet sağlayıcılar

Hizmetin sunulması için aşağıdaki sağlayıcılara yalnız belirtilen bilgiler iletilir.

• Uzman'a Sor'a yazılan soru metni veritabanına kaydedilmez; sohbet geçmişi yalnız tarayıcıda, kullanıcı hesabına ayrılmış bir alanda tutulur ve çıkış yapıldığında silinir. Sorulara ad, T.C. kimlik numarası veya sağlık bilgisi gibi kişisel veri yazılmamalıdır.
• Gönderilen e-postaların alıcısı, konusu ve içeriği gönderim kaydı olarak veritabanında saklanır; ekler bu kayda alınmaz. Hesaptaki e-posta geçmişi ekranında yalnız alıcı, konu ve gönderim durumu gösterilir.
• Vizite ve iş kazası bildirim e-postalarının metninde çalışanın T.C. kimlik numarası maskelenerek yazılır; iş kazası e-postalarında çalışanın adı ve soyadı açık yazılır ve SGK'dan alınan iş kazası bildirim belgesi PDF olarak eklenebilir.

Saklama, silme ve dışa aktarma

• Arayüzden silinen firma ve işyeri (sicil) kayıtları veritabanından fiziksel olarak silinmez; "silindi" olarak işaretlenip ekranlardan kaldırılır. Silinen işyerinin e-Bildirge kullanıcı kodu, sistem şifresi ve işyeri şifresi ise silme işlemiyle birlikte kayıttan silinir.
• Kullanıcı kendi hesabını silemez ve kendini hesaptan çıkaramaz. Hesap yöneticisi ekip üyelerini hesaptan çıkarabilir; kişinin başka hesap üyeliği kalmazsa kullanıcı hesabı da kapatılır. Kapatılan hesaplar silinmez, pasife alınır.
• Bir müşteri hesabının kalıcı olarak silinmesini yalnız platform yöneticisi, hesap önce pasife alındıktan sonra yapabilir. Bu işlem kimlik ve hesap yönetimine ait verileri (başka hesapta üyeliği olmayan kullanıcılar, üyelikler, abonelikler, takım rolleri, destek talepleri ve işlem kayıtları) siler; firma, işyeri, çalışan, SGK şifresi ve modül verileri bu işlemle silinmez.
• Hesap verilerinin dışa aktarımını platform yöneticisi yapar; bu paket kullanıcı, üyelik, abonelik, takım rolü, destek talebi ve işlem kaydı bilgilerini kapsar, firma, işyeri ve modül verilerini kapsamaz. Şifre özeti ve iki adımlı doğrulama gizli anahtarı dışa aktarılmaz.
• Hesap kapatma, veri silme ve dışa aktarma talepleri info@hrplatform.com.tr adresine iletilebilir.

Kişisel verilerin hangi amaçla ve hukuki sebeple işlendiği, kimlere aktarıldığı ve 6698 sayılı Kanun kapsamındaki haklar KVKK Aydınlatma Metni'nde; saklama ilkeleri Gizlilik Politikası'nda; çerezler Çerez Politikası'nda açıklanır.