genel yazı · 75494731 Yürürlükte
T.C.SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞIEmeklilik Hizmetleri Genel MüdürlüğüBu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
_______________________________________________________________________________________________________________________________Mıthatpaşa Caddesı No : 7 Sıhhıye/AnkaraBilgi için: Ramazan ELMATelefon No: 0 312 458 81 56 Faks No: 0 312 432 12 45Daire Başkanıe-Posta: [email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.trKep Adresi: [email protected] No: 0 312 458 78 2091/5Sayı:E-15591373-010.06.01-7549473119.06.2023Konu:Alman Emeklilik Sigortası Kurumları ile İmzalanan Güvenli E-Posta Anlaşması GENEL YAZITürkiye Cumhuriyeti ile Federal Almanya Cumhuriyeti arasında 30.04.1964 tarihinde imzalanan sosyal güvenlik sözleşmesi hükümlerine göre emeklilik uygulamalarında kullanılan formüler ve matbu yazıların kâğıt ortamında fiziki posta yoluyla gönderilmesinden vazgeçilerek güvenli elektronik posta yoluyla gönderilmesi amacıyla, iki ülke sigorta kurumları arasında yürütülen çalışmalar sonucunda Kurumumuz ile Alman emeklilik sigortası kurumları arasında “Sosyal Güvenlik Kurumu ile Alman Emeklilik Sigortası Kurumları (Deutsche Rentenversicherung) Arasında Formülerin Elektronik Ortamda Gönderilmesine İlişkin Anlaşma” (bundan sonra Anlaşma olarak anılacaktır) 25.05.2023 tarihinde Almanya'nın Bochum şehrinde imzalanmış olup 01.07.2023 tarihinde yürürlüğe girecektir. Anlaşmanın yürürlüğe girmesiyle birlikte bahse konu formüler/matbu yazı ve eklerinin Alman emeklilik sigortası kurumlarına güvenli e-posta yoluyla gönderilmesi yeterli olup ayrıca fiziki posta yoluyla gönderilmeyecektir.Anlaşmanın yürürlüğe girmesiyle birlikte; işlemlerin hızlandırılması, fiziki postada meydana gelen gecikmelerin önlenmesi, fiziki posta masraflarının ortadan kaldırılması ve belge alışverişinin güvenli bir şekilde yapılması hedeflenmektedir.01.07.2023 tarihinden geçerli olmak üzere Anlaşma kapsamında sosyal güvenlik il müdürlükleri/sosyal güvenlik merkezlerimizce (SGİM/SGM) yapılacak işlemler aşağıda açıklanmıştır:1) Formüler/Matbu Yazıların HazırlanmasıTürkiye-Almanya Sosyal Güvenlik Sözleşmesinin emeklilik uygulamalarında kullanılan formüler, Portable Document Format (PDF) dosyası şeklinde yeniden düzenlenerek bilgisayar ortamında doldurulacak hale getirilmiştir. Formülerin doldurulmasını kolaylaştırmak ve yanlış doldurulmasını önlemek adına formülere gerekli kontroller konularak; örneğin “Evet” seçeneği işaretlendiğinde veri girişi yapılacak alanların açılması, “Hayır” seçeneği işaretlendiğinde veri girişi yapılmaması gereken alanların kapanması ve aynı anda hem “Evet” hemde “Hayır” seçeneğinin işaretlenmemesi sağlanmıştır. Ayrıca, formülerde işaretlenmek istenen kutucuk tıklandığında otomatik olarak işaretlenmesi sağlanmıştır.Söz konusu formülere Kurumumuz intranet sayfasındaki “Kurumsal/Dokümanlar/Yurtdışı/Formüler” bölümünde yer alan “Türkiye - Almanya Sosyal Güvenlik Sözleşmesinde Kullanılan Formüler” kısmından ulaşılabilecektir.
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
_______________________________________________________________________________________________________________________________Mıthatpaşa Caddesı No : 7 Sıhhıye/AnkaraBilgi için: Ramazan ELMATelefon No: 0 312 458 81 56 Faks No: 0 312 432 12 45Daire Başkanıe-Posta: [email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.trKep Adresi: [email protected] No: 0 312 458 78 2092/5Bilindiği üzere, Türkiye-Almanya Sosyal Güvenlik Sözleşmesinin uygulanmasında formülerin haricinde bazı matbu yazılar da kullanılmaktadır. Bu matbu yazılar, yukarıda belirtilen aynı usulle yeniden düzenlenmiş olup, Kurumumuz intranet sayfasındaki “Kurumsal/Dokümanlar/Yurtdışı/Yurtdışı Form ve Yazışmalar” bölümüne “Almanya Bilgi İsteme Matbu Yazısı, Almanya Bilgi Gönderme Matbu Yazısı” şeklinde eklenmiştir.Yukarıda belirtilen adreslerde yer alan formüler/matbu yazılar haricinde, Alman emeklilik sigorta kurumlarına başkaca bir formüler/matbu yazı gönderilmeyecek ve farklı bir usulle hazırlanan formüler/matbu yazı kullanılmayacaktır. “Kurumsal/Dokümanlar/Yurtdışı/Yurtdışı Form ve Yazışmalar” bölümüne eklenen “Almanya Bilgi İsteme Matbu Yazısı, Almanya Bilgi Gönderme Matbu Yazısında” ihtiyaç duyulan alan işaretlenecek/doldurulacak, seçeneklerde bulunmayan bir durumla karşılaşılması halinde matbu yazının en altındaki son kutucuk işaretlenerek gerekli açıklama yanına yazılacaktır. Formüler/matbu yazılar, bilgisayar ortamında düzenlenirken doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurulması gerekmektedir. Mükerrer yazışmaya ve gereksiz iş yüküne meydan vermeme adına, doldurulması gereken alanlar kesinlikle boş bırakılmayacaktır. Formüler/matbu yazılar bilgisayar ortamında doldurulduktan sonra yazıcı çıktısı alınarak ıslak imza ile imzalanacak, akabinde EBYS programından içeriksiz evrak olarak tarih/sayı alınacaktır. Bilindiği üzere hazırlanan formüler, Alman emeklilik sigortası kurumlarına üst yazı mahiyetinde kullanılan “TR 1 Formüleri” veya “Bilgi Gönderme Matbu Yazısı” ekinde gönderilmekte olup, EBYS programından içeriksiz evrak olarak alınan tarih/sayı, üst yazı mahiyetinde kullanılan bu iki belgenin üzerine elle yazılacaktır.Alman emeklilik sigortası kurumlarından bilgi isterken üst yazı mahiyetinde kullanılmakta olan “Bilgi İsteme Matbu Yazısı” hazırlandıktan sonra, EBYS programından içeriksiz evrak olarak alınan tarih/sayı, üst yazı mahiyetinde kullanılan bu belgenin üzerine elle yazılacaktır.Bu şekilde hazırlanan üst yazı mahiyetinde kullanılan; TR 1 formüleri, matbu yazılar ve eki formüler, bir bütün halinde tüm sayfalarıyla birlikte tarayıcıdan geçirilecek ve PDF formatında bilgisayara kaydedilecektir. PDF haricinde bir dosya uzantısı kesinlikle kullanılmayacaktır.2) Formüler/Matbu Yazıların Güvenli E-Posta Yoluyla GönderilmesiPDF formatında bilgisayara kaydedilen üst yazı mahiyetinde kullanılan TR 1 formüleri veya matbu yazılar ile eki formüler; Anlaşmanın ekinde bulunan “Ek 2 - Formülerin Gönderileceği Kurumsal E-Posta Adreslerini Gösterir Listede” yer alan ilgili Alman emeklilik sigortası kurumunun e-posta adresine gönderilecektir. Buna göre;a) Alman Kuzey Bavyera Emeklilik Sigortasının (Deutsche Rentenversicherung Nordbayern-Bayreuth) yetki alanına giren sigortalılara ait formüler/matbu yazılar [email protected] e-posta adresine gönderilecektir.a.1) [email protected] e-posta adresine gönderilen e-postaların cevapları, [email protected] adresinden veya aşağıda belirtilen e-posta adreslerinden gelecek olup, aynı dosyayla ilgili sonraki yazışmalar, cevabı veren e-posta adresi ile yapılacaktır.•[email protected] •[email protected] •[email protected] •[email protected] Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
_______________________________________________________________________________________________________________________________Mıthatpaşa Caddesı No : 7 Sıhhıye/AnkaraBilgi için: Ramazan ELMATelefon No: 0 312 458 81 56 Faks No: 0 312 432 12 45Daire Başkanıe-Posta: [email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.trKep Adresi: [email protected] No: 0 312 458 78 2093/5• [email protected] • [email protected] • [email protected] • [email protected] • [email protected] • [email protected] b) Alman Federal Emeklilik Sigortasının (Deutsche Rentenversicherung Bund-Berlin) yetki alanına giren sigortalılara ait formüler/matbu yazılar [email protected] e-posta adresine gönderilecektir.c) Alman Maden-Demiryolu-Deniz Sigortasının (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See-Bochum) yetki alanına giren sigortalılara ait formüler/matbu yazılar [email protected] e-posta adresine gönderilecektir.İşbu Genel Yazının “1) Formüler/Matbu Yazıların Hazırlanması” alt başlığında belirtilen usullere göre hazırlanan, üst yazı mahiyetinde kullanılan TR 1 formüleri, matbu yazılar ile ekleri, yalnızca Anlaşmanın ekinde yer alan “Ek 2 - Formülerin Gönderileceği Kurumsal E-Posta Adreslerini Gösterir Listedeki” ilgili Alman emeklilik sigortası kurumlarına güvenli e-posta yoluyla gönderilecek olup, ayrıca fiziki posta yoluyla gönderilmeyecektir. Alman emeklilik sigortası kurumlarına SGİM/SGM’nce gönderilecek e-postalar SGİM/SGM’lerin Anlaşmanın ekinde yer alan “Ek 2 - Formülerin Gönderileceği Kurumsal E-Posta Adreslerini Gösterir Listedeki” kurumsal e-posta adreslerinden gönderilecek olup, Kurum tarafından verilmiş olsa bile kişisel e-posta adreslerinden Alman emeklilik sigortası kurumlarına e-posta gönderimi yapılmayacaktır.Alman emeklilik sigortası kurumlarına gönderilmek üzere ilgili personel tarafından hazırlanan evraklar; ilgili personelin kendi kurumsal e-postası üzerinden çalıştığı SGİM/SGM’nin Anlaşmanın ekinde yer alan “Ek 2 - Formülerin Gönderileceği Kurumsal E-Posta Adreslerini Gösterir Listedeki” kurumsal e-posta adresine gönderilecek ve Alman emeklilik sigortası kurumlarına gönderimi, bu e-posta adresi üzerinden gerçekleştirilecektir.Örnek: Kahramanmaraş SGİM’ne bağlı Dulkadiroğlu SGM bünyesindeki Yurtdışı İşlemleri Servisinde görev yapan (Y) isimli personel tarafından hazırlanan evraklar (Y)’nin, “y…[email protected]” e-posta adresinden [email protected] e-posta adresine gönderilecek ve bu gönderinin Alman emeklilik sigortası kurumunun ilgili e-posta adresine gönderimi [email protected] e-posta adresi üzerinden gerçekleştirilecektir.Gönderilecek PDF dosyasının boyutunun büyük olması nedeniyle tek seferde gönderilememesi halinde PDF dosyaları bölünerek birden fazla e-posta olarak gönderilecektir.Hazırlanan evrakların Alman emeklilik sigortası kurumlarına e-posta yoluyla gönderilmesi esnasında e-postanın “Konu” bölümüne mutlaka “Kişinin adı soyadı ile birlikte biliniyorsa Alman sicil numarası, bilinmiyorsa kişinin gün/ay/yıl olarak doğum tarihi” yazılacaktır.3) Alman Emeklilik Sigortası Kurumlarından Gelen E-Postalara Yapılacak İşlemlerAlman emeklilik sigortası kurumlarından güvenli e-posta yoluyla gelen formüler/matbu yazılar ile eklerinin, bir bütün halinde tüm sayfalarıyla birlikte yazıcıdan çıktısı alınacak, akabinde yine tüm sayfalarıyla birlikte tarayıcıdan geçirilerek EBYS sisteminden tarih/sayı alınacaktır.Bu şekilde tarih/sayı alındıktan sonra gelen formüler/matbu yazı, gereği yapılmak üzere ilgili Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
_______________________________________________________________________________________________________________________________Mıthatpaşa Caddesı No : 7 Sıhhıye/AnkaraBilgi için: Ramazan ELMATelefon No: 0 312 458 81 56 Faks No: 0 312 432 12 45Daire Başkanıe-Posta: [email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.trKep Adresi: [email protected] No: 0 312 458 78 2094/5servise havale edilecek, yazının içeriğine göre gerekli işlemler yapılacak ve gönderilmesi gereken formüler/matbu yazı hazırlandıktan sonra, ilgili Alman emeklilik sigortası kurumunun e-posta adresine işbu Genel Yazının yukarıdaki “2) Formüler/Matbu Yazıların Güvenli E-Posta Yoluyla Gönderilmesi” alt başlığı altındaki açıklamalara uygun bir şekilde gönderilecektir.Alman emeklilik sigortası kurumları tarafından yanlış bir SGİM/SGM’ye e-posta gönderilmesi halinde bunun doğru birime yine e-posta yoluyla intikali, e-postayı ilk alan SGİM/SGM tarafından yapılacaktır. 4) Dikkat Edilmesi Gereken Hususlara) Formüler gönderilirken mutlaka üst yazı mahiyetinde kullanılan “TR 1 Formüleri” veya “Bilgi İsteme Matbu Yazısı, Bilgi Gönderme Matbu Yazısı” düzenlenecektir. Bunlardan birisi düzenlenmeden Alman emeklilik sigortası kurumlarına sadece formüler gönderimi yapılmayacaktır.b) Düzenlenen formüler/matbu yazılarda sigortalının adı-soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, baba adı, mevcut olması halinde kızlık soyadı ve Alman sigorta numarası mutlaka belirtilecektir. Mükerrer yazışmaya ve gereksiz iş yüküne meydan vermeme adına, doldurulması gereken alanlar kesinlikle boş bırakılmayacaktır. c) Anlaşmanın ekinde yer alan “Ek 2 - Formülerin Gönderileceği Kurumsal E-Posta Adreslerini Gösterir Listedeki” e-posta adresleri haricinde telefon, e-posta, faks, WhatsApp ve benzeri kanallardan gelen soru ve taleplere kesinlikle cevap verilmeyecektir. ç) “TR 12 Tıbbi Rapor Formüleri” Anlaşma kapsamında olmadığından, 2021/6 sayılı “Türkiye Almanya Sosyal Güvenlik Sözleşmesi” konulu Genelgede yer alan talimatlara uygun bir şekilde hazırlanan “TR 12 Tıbbi Rapor Formüleri”; üst yazı mahiyetinde kullanılan “Bilgi Gönderme Matbu Yazısı” veya “TR 1 Formüleri” ekinde fiziki posta yoluyla gönderilmeye devam edilecektir.d) Anlaşma kapsamında güvenli e-posta yoluyla gönderimi yapılacak formüler/matbu yazıların listesi, Anlaşmanın ekinde yer alan “Ek 1 - Güvenli E-Posta Yoluyla Gönderimi Yapılacak Formüler Listesi, Güvenli E-Posta Yoluyla Gönderimi Yapılacak Alman Tarafının Ek Formülerleri, Güvenli E-Posta Yoluyla Gönderimi Yapılacak Türk Tarafının Ek Formülerleri” listesinde yer almakta olup burada yer almayan bir formüler, Alman emeklilik sigortası kurumlarına e-posta yoluyla gönderilmeyecek, halihazırda uygulanmakta olan fiziki posta yoluyla gönderilmeye devam edilecektir. e) Almanya’da Yetişen Çocuklar İçin Sigortalılık Süresi Tespiti ile ilgili düzenlenen; V 800 “Çocuk Yetiştirme Sürelerinin/Çocuk Yetiştirmeden Dolayı Dikkate Alma Sürelerinin Tespiti Dilekçesi”, V 100 “Hizmetlerin Toplanması Dilekçesi” formüleri 2021/6 sayılı “Türkiye Almanya Sosyal Güvenlik Sözleşmesi” konulu Genelgede yer alan talimatlara uygun bir şekilde sigortalı tarafından elle doldurulup imzalanacaktır. Sigortalı tarafından doldurulan bu belge, üst yazı mahiyetinde kullanılan “Bilgi Gönderme Matbu Yazısı” veya “TR 1 Formüleri” ekinde ilgili Alman emeklilik sigortası kurumuna güvenli e-posta yoluyla gönderilecektir. “Bilgi Gönderme Matbu Yazısı” veya “TR 1 Formülerinin” hazırlanması ve gönderilmesi işlemleri; işbu Genel Yazının “1) Formüler/Matbu Yazıların Hazırlanması” ve “2) Formüler/Matbu Yazıların Güvenli E-Posta Yoluyla Gönderilmesi” alt başlığı altındaki açıklamalara uygun bir şekilde yapılacaktır.f) Alman emeklilik sigortası kurumlarından gelen ve Alman emeklilik sigortası kurumlarına gönderilen e-postalar, e-posta kutusundan silinmeyecektir. Ancak her yıl sonunda işlemi tamamlananlar kurum bilgisayarlarında uygun bir şekilde arşivlenecektir.
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
_______________________________________________________________________________________________________________________________Mıthatpaşa Caddesı No : 7 Sıhhıye/AnkaraBilgi için: Ramazan ELMATelefon No: 0 312 458 81 56 Faks No: 0 312 432 12 45Daire Başkanıe-Posta: [email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.trKep Adresi: [email protected] No: 0 312 458 78 2095/5g) Alman emeklilik sigortası kurumlarına gönderilen veya Alman emeklilik sigortası kurumlarından e-posta yoluyla gelen formüler/matbu yazılar ile eklerinin kağıt ortamındaki nüshaları ise cari usullere göre sigortalı dosyalarında muhafaza edilecektir.ğ) Anlaşmanın ekinde yer alan “Ek 2 - Formülerin Gönderileceği Kurumsal E-Posta Adreslerini Gösterir Listedeki” kurumsal e-posta adreslerinde herhangi bir değişiklik olduğunda SGİM’ler tarafından işbu durum Alman emeklilik sigortası kurumlarına bildirilmek üzere bir yazı ile Genel Müdürlüğümüz Yurtdışı Sözleşmeler ve Emeklilik Daire Başkanlığına bildirilecektir.5) Diğer Hususlara) Anlaşma, Alman emeklilik sigortası kurumlarıyla imzalandığından, sağlık uygulamalarını kapsamamakta olup, sağlık uygulamalarıyla ilgili Alman hastalık kasalarıyla yapılan formüler alışverişi mevcut uygulama çerçevesinde devam edecektir.b) Genel Müdürlüğümüzce yayımlanan 09.05.2023 tarihli, 72320094 sayılı ve “Alman Emeklilik Sigortası Kurumları E-Posta Adresleri” konulu Genel Yazı 01.07.2023 tarihinden geçerli olmak üzere yürürlükten kaldırılmıştır.Bilgi edinilmesini ve gereğini rica ederim.
İsmail ERTÜZÜN Genel MüdürEkler:-Anlaşma metni (4 sayfa)- Güvenli E-Posta Yoluyla Gönderimi Yapılacak Formüler Listesi (2 sayfa)-Formülerin Gönderileceği Kurumsal E-Posta Adreslerini Gösterir Liste (6 sayfa)Gereği İçin:Bilgi İçin:Merkez ve Taşra TeşkilatınaÇalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına