yönerge · 13040603

SOSYAL GÜVENLİK KURUMU RESMİ YAZIŞMA KURALLARI YÖNERGESİ

Yürürlükte SGK

SOSYAL GÜVENLİK KURUMU RESMİ YAZIŞMA KURALLARI YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç, kapsam MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı; Kurumumuz yazışmalarının güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmi yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, bilgi veya belge alışverişini, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütmek ve uygulama birliğini sağlamaktır. (2) Bu Yönerge, Sosyal Güvenlik Kurumunun merkez ve taşra teşkilatını kapsar. Dayanak MADDE 2- (1) Bu Yönerge, 10.06.2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 09.06.2020 tarihli ve 2646 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararı ekinde yer alan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 36 ncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar ve kısaltmalar MADDE 3- (1) Bu Yönergede geçen; a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürecini, b) Arşiv imza: Kriptografik metodların zaman içerisinde koruyucu özelliğini yitirmesine karşı, periyodik olarak alınan zaman damgası ile korunan elektronik imzayı, c) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da Kurum tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi, ç) Birim: Belirli hizmetleri bünyesinde toplayıp yürüten veya uygulayan ve bu çerçeve içerisinde çalışan Kurum merkez ve taşra teşkilatını oluşturan hizmet birimlerini, d) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yürütülen ve Kurumun merkez ve taşra teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi, e) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Kurum faaliyetlerinin yerine getirilirken hazırlanan ve faaliyetlerin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi, f) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını, g) Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı, ğ) e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel rehberi, h) Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri, ı) Form: Biçimli belgeyi, i) Format: Elektronik dosya türlerini, j) Günlük rapor: EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kim tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat bilgisini ihtiva eden kayıtları, k) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, 1

l) İmza sahibi: Güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişiyi, m) Kurum: Sosyal Güvenlik Kurumunu, n) Kurumsal belge kayıt sistemi: Mevzuatı sebebiyle EBYS kullanamayan birim tarafından ya da “Çok Gizli” nitelikteki belgeler ile olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve benzeri fiziksel veya EBYS harici tutulan elektronik kaydı, o) Merkez Teşkilatı: Başkanlık merkez teşkilâtı hizmet birimlerini, ö) Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde devleti veya kurumu olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım sorunları gibi teknik gerekçelerle EBYS’nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları, p) Resmî yazışma: Kurumun kendi içerisinde veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yürütülen süreci, r) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan sınıflama şemasını, s) Taşra Teşkilatı: Sosyal Güvenlik İl Müdürlükleri ile Sosyal Güvenlik Merkezlerini, ş) Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri tüm bilgileri, t) Üst yazı: Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç kısmını, u) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevlileri, ü) Zaman damgası: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını, v) Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâlleri, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Belgenin Özellikleri Resmi yazışma ortamları MADDE 4- (1) Kurumca resmî yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılacaktır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılacak ve elektronik ortamda saklanacaktır. Ayrıca güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmayacak ve fiziksel ortamda saklanmayacaktır. (2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda resmî yazışmalar, el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılabilecek ve bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilecektir. Nüsha sayısı MADDE 5- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler tek nüsha olarak hazırlanacaktır. (2) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgeler, paraflı nüshası Kurumda kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenecektir. Belgenin şekli özellikleri MADDE 6- (1) Belgeler, A4 (210x297 mm) boyutu dikkate alınarak hazırlanacaktır. (2) Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. (3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgelerin üst yazıları için kâğıdın bir yüzü kullanılacaktır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilecektir. 2

Yazı tipi ve harf büyüklüğü MADDE 7- (1) Hazırlanan belgelerde "Times New Roman" veya "Arial" yazı tipi normal yazı stilinde kullanılacaktır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hallerde yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilecektir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Bölümleri Yazı alanı MADDE 8- (1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenecektir. Logo kullanıldığında sayfanın üst boşluğu 0,5 cm olarak düzenlenecektir. Kurumsal logo MADDE 9- (1) Kurumumuz logosu “Başlık" alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alacaktır. Bakanlık Makamına sunulan OLUR’lar ile Bakan imzası ile gönderilen her türlü yazılarda, Bakanlığın başlık alanını ortalayacak şekilde Bakanlık logosu solda, Kurumumuz logosu ise sağ köşede yer alacaktır. Kurum dışı yapılan tüm yazışmalarda Kurumumuz logosu kullanılacak, Kurum içi yazışmalarda ise logo kullanılmayacaktır (Örnek 1). Başlık MADDE 10- (1) Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. (2) Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılacaktır. Bakanlık Makamınca imzalanacak yazılarda ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra Bakanlığın adı büyük harflerle, üçüncü satıra Kurum Başkanlığının adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır (Örnek 2). (3) Kurumumuzun diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yapacağı yazışmalarda, ilk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra Kurum Başkanlığının adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılacaktır (Örnek 2/A). (4) Kurum merkez teşkilatı birimleri arasında yapılacak yazışmalar ile merkez teşkilatından taşra teşkilatına yapılacak yazışmalarda ilk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra Kurum Başkanlığının adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle, dördüncü satıra varsa ilgili alt birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır (Örnek 2/B). (5) Taşra birimlerince yapılacak yazışmalarda ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra Kurum Başkanlığının adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır (Örnek 2/C). (6) İl müdürlüklerine bağlı Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüklerinin birbirleri ve bağlı olduğu il müdürlüğü ile yapacakları yazışmalarda, ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra Kurum Başkanlığının adı büyük harflerle, üçüncü satıra İl Müdürlüğünün adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle, dördüncü satıra Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüğünün adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır (Örnek 2/D). (7) Birim içi yazışmalarda; yazışma başlıkları ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra Kurum Başkanlığının adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı, alt birim var ise; dördüncü satıra alt birimin adı, beşinci satıra ilgili şube müdürlüğü veya servis adı, alt birim yok ise dördüncü satıra ilgili şube müdürlüğü veya servis adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır (Örnek 2/E1, 2, 3, 4). (8) Başlığın yazımında DETSİS'te yer alan başlık kayıtları esas alınacaktır. Sayı MADDE 11- (1) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. "Sayı:" sırasıyla; belgenin hazırlanma süreçlerini ifade eden elektronik ortam için "E", zorunlu haller için "Z" veya olağanüstü durumlar için "O" ibarelerinden uygun olanı, DETSİS'te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile kayıt numarasından oluşacak ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulacaktır (Örnek 3). 3

(2) "Sayı:" yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılacaktır (Örnek 3). Kayıt numarası, belge hazırlanırken EBYS üzerinden alınır ve belge üzerinde gösterilir (Örnek: E-67915368-903.07.02-4752). Zorunlu hallerde hazırlanan belgenin kayıt numarası, el yazısıyla imzalandıktan sonra EBYS üzerinden alınır (Örnek: Z-67915368-804.024757). Kurumumuzca kullanılan EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi içerisinde her bir belgenin hazırlanma sürecine göre kayıt numarasının eşsiz olması zorunludur. (3) Olağanüstü durumlarda belge, fiziksel ortam esaslarına uygun olarak hazırlanacak ve belgeye yetkili birim tarafından kurumsal belge kayıt sisteminden kayıt numarası alınacaktır (Örnek: O-67915368952.02.05-10). EBYS'ye erişim sağlandığında ise belge ve üstveri bilgileri EBYS'ye kaydedilecektir. Tarih MADDE 12- (1) Tarih; sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında gün, ay, yıl olarak rakamla ve aralarına nokta işareti "." konularak yazılacaktır. Gün ve ay iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenecek (Örnek: 01.11.2020), ay adları, harfle de yazılabilecektir. Bu durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmayacaktır (Örnek: 01 Kasım 2020). (2) Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır ve tarih bilgisi üstveri alanında yer alır. Elektronik ortamdaki belgede, birinci fıkrada belirtilen alanda tarih bilgisine belge görüntüsünde yer verilecektir. (3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgede tarih, belgenin imzalandığı zamanı belirtecek ve imzalandığı tarihte kayıt altına alınacaktır. (4) Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde tarih, metnin bitiminde yer alabilecektir. Konu MADDE 13- (1) "Konu:" yan başlığı, "Sayı:" yan başlığının bir alt satırına belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılacaktır. Konu, bir satırı geçerse ikinci ve devamındaki satırlar "Konu:" yan başlığının altı boş bırakılarak yazılacaktır. (2) Konu, belgenin içeriği hakkında kısa ve öz bilgi barındıracaktır (Örnek 3). Muhatap MADDE 14- (1) Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi veya kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, iki satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılacaktır. (2) Bakanlığımıza muhatap yazılacak yazılarda alt birim belirtilmemesi durumunda adı büyük harflerle ve sonuna yönelme hâl eklerinden uygun olanı getirilerek yazılacaktır. Alt birim belirtilmesi durumunda muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılacaktır (Örnek 4). (3) Muhatabın idare veya özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda, adı büyük harflerle ve sonuna yönelme hâl eklerinden uygun olanı getirilerek yazılacaktır. Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS'te yer alan kayıtlar esas alınır. İhtiyaç duyulması halinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılacaktır (Örnek 4/A). (4) Merkez birimlerinden taşra birimine yapılacak yazışmalarda il müdürlüğünün adı büyük harflerle sayfa ortalanarak yazılacak, ikinci satıra gönderilen il müdürlüğünün ili büyük harflerle, satır sonunu geçmeyecek şekilde yazılacaktır (Örnek 5). (5) Taşra birimlerinin merkez birimlerine yaptıkları yazışmalarda, yazının gönderileceği merkez birimi büyük harflerle, varsa alt birim parantez içinde ilk harfleri büyük olmak üzere küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır (Örnek 5/A). (6) Merkez birimleri arasında yapılacak yazışmalarda merkez birimi büyük harflerle, varsa alt birim parantez içinde ilk harfleri büyük olmak üzere küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır (Örnek 5/B). (7) Kurum dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına, satır ortalanarak ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılacak, adres bilgisi uzun ise birden fazla satıra yazılabilecektir. Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne "Sayın" ibaresinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılacaktır (Örnek 6). 4

(8) Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilecektir. Ancak idarenin bağlı veya ilgili olduğu idarenin bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlarda belge, söz konusu bağlı veya ilgili olunan idare aracılığıyla gönderilecektir (Örnek 6/A, 6/B). (9) Mülki idareye veya dış temsilciliğe bağlı teşkilatlarda ilk satıra bağlı olunan mülki idarenin veya dış temsilciliğin adı büyük harflerle, ikinci satıra ilgili birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak parantez içerisinde yazılacaktır. (10) Birim içinde yapılan yazışmalarda muhatap birimin adı büyük harflerle ortalanarak yazılacaktır (Örnek 6/C). (11) Birden fazla muhataba iletilecek dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne "DAĞITIM YERLERİNE" ibaresi yazılacaktır (Örnek 15, 16). İlgi MADDE 15- (1) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge veya belgelerin belirtildiği bölümdür. (2) "İlgi:" yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılacaktır (Örnek 7). (3) "Sayı", "Konu" ve "İlgi" yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta işareti aynı hizada yazılacaktır (Örnek 7). (4) İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı "İlgi:" yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılacaktır (Örnek 7). (5) İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanacaktır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler, kendilerinden sonra kapama parantez işareti ")" konularak kullanılacaktır (Örnek 7). (6) İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilecek, ancak ilgi tutulan belgenin, muhatap idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya muhatap idareye daha önce gönderilen bir belge olması durumunda idare adı belirtilmeyecektir (Örnek 7). (7) İlgide, yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi mutlaka belirtilecektir. (8) İlgide, "... tarihli ve ... sayılı ...ibaresi kullanılacak, birimin dosya kodu tam olarak belirtilecek ve ilginin sonuna nokta (.) işareti konulacaktır (Örnek 7). (9) İlgide belirtilen belge, muhatapta bulunmadığı durumlarda söz konusu belge, ek olarak muhatabına iletilebilecektir (Örnek 7). (10) İlgide belirtilen belge, gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü "...'ın ... tarihli başvurusu/dilekçesi." biçiminde yazılacaktır (Örnek 9). Ancak belgenin muhatabı, ilgi tutulan başvurunun veya dilekçenin sahibi ise ilgi bölümünde gerçek kişinin isim bilgisine yer verilmeyecektir. (11) Gerçek kişi ve tarih bilgisi bulunmayan başvuru/dilekçe ilgi tutulmak istendiğinde, ilgi bölümü "İsimsiz ve tarihsiz başvuru/dilekçe." biçiminde yazılacaktır. Söz konusu başvurunun/dilekçenin işleme alınıp alınmayacağı ilgili mevzuat hükümlerine göre değerlendirilecektir (Örnek 9). Metin MADDE 16- (1) Metin alanı, "Muhatap" veya varsa "İlgi" ile "İmza" arasındaki kısımdır. (2) "İlgi" ile metin başlangıcı arasında bir satır, "İlgi" yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunacaktır (Örnek 8). (3) Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılacak, noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılacaktır. (4) Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanıp, metin iki yana hizalanacaktır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmayacaktır (Örnek 8). İhtiyaç duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilecektir. (5) Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada (Örnek 9), İletişim bilgisi ve belge doğrulama bilgilerine her sayfanın en alt kısmında (Örnek 9), Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan ve birden fazla sayfadan oluşan belgelerde ise her sayfanın en alt kısmında iletişim bilgisine yer verilecektir. (6) Metin içinde geçen sayılar, rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi halinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilecektir. 5

(7) Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılacak ve araya nokta (.) işareti konulacaktır (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül (,) ile ayrılacaktır (Örnek: 10.545,72). (8) Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük’ün güncel yayımı esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılacak, belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmeyecek, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilecektir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmi yazışmalarda yabancı dil kullanılabilecektir. Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre hazırlanabilecektir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin Türkçe tercümesi oluşturulacak ve yabancı dille hazırlanan belge ile ilişkilendirilerek saklanacaktır. (9) Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve/veya eğik (italik) olarak yazılacaktır. (10) Metin içinde harfler kullanılarak maddelendirmeye/numaralandırmaya ihtiyaç duyulduğunda, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler kendilerinden sonra kapama parantez işareti ")" konularak kullanılacaktır. (11) Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltılmış biçimi yazılacaktır (Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM), Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)). (12) Metnin son bölümü: a) Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden alt makamlara "... rica ederim.", üst ve aynı düzeydeki makamlara "... arz ederim." ibaresiyle, b) Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar "... arz ve rica ederim." veya "... arz/rica ederim." ibaresiyle, c) Muhatap kısmında ikinci satırda parantez içerisinde birim veya idare ismi belirtilen yazışmalar, birinci satırda yer alan muhatap idare dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile, ç) Yargı mercilerine yazılan yazılarda “arz ederim.” ibaresiyle, d) Belge, imza yetkisini devreden makam adına imzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumu dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilecektir. e) Muhatabı gerçek kişi olan yazışmalar “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir. İmza MADDE 17- (1) Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak, belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adına, soyadına ve bunların altında unvanına, yazı alanının en sağında ortalanarak yer verilecektir (Örnek 9). (2) Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle, unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılacaktır. Akademik unvanlar adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilecektir. (3) Elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmalarda, imza atmaya yetkili makam belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalayacaktır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, yetkili makamın ad ve soyad bilgilerinin üzerinde belgenin güvenli elektronik imza ile imzalandığına dair herhangi bir ibareye, şekle veya ifadeye yer verilmeyecektir. (4) EBYS'ler, belgede yer alan imzanın dayanağı olan teknik standartta belirtilen arşivleme metodunu destekler, imzanın ilgili teknik standarda göre "arşiv imzası" tipine dönüştürülebilmesini ve uzun dönemli doğrulanabilmesini sağlar nitelikte olmalıdır. (5) Resmi yazışma sürecinde, imza yetkisi bulunan görevlilere güvenli elektronik imza temin edilecektir. Münhasıran şahsına ait özlük işlemleriyle ilgili yazışmalarda imzası aranan personelin güvenli elektronik imzasının bulunmadığı durumlarda, personelin özlük işlemine ilişkin talebi; adı soyadı ve gerekli tüm bilgileri içeren, mavi renkli kalemle atılacak ıslak imzalı dilekçe veya ilgili mevzuata göre hazırlanmış standart form ile birimin evrak servisinden kayıt numarası verilmesi suretiyle alınacaktır. (6) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda imza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa el yazısıyla atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak mavi renkli kalemle atılacaktır.

(7) Yazışmalarda; muhatap birimin ast-üst ilişkisi, belgenin içeriği ve önem derecesi dikkate alınarak, Kurum Başkanlığınca çıkarılan 05.03.2020 tarihli ve 4030113 sayılı yazı eki “Sosyal Güvenlik Kurumu İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi” gereğince ilgili yetkili tarafından imzalanacaktır. (8) Cumhurbaşkanlığı ile yapılacak yazışmalar, belgenin mahiyeti ve aciliyet durumu değerlendirilerek bakan veya ilgili bakan yardımcısı tarafından imzalanacaktır. Ancak 19/12/2005 tarihli ve 2005/9986 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin ilgili hükümleri saklıdır. (9) Belgeyi imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren "Kurum Başkanı a.", "Personel Daire Başkanı a.", "Genel Müdür a.", "I. Hukuk Müşaviri a." veya "İl Müdürü a." biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılacaktır (Örnek 10). Birimler arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmayacaktır. (10) Belge vekaleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekalet olunan makam "Kurum Başkan V.", "Kurum Başkan Yardımcısı V.", "Genel Müdür V." "Personel Daire Başkan V." veya "İl Müdür V.", “İl Müdür Yardımcısı V.” biçiminde ikinci satıra yazılacaktır (Örnek 10). (11) Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alacaktır. Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanacaktır (Örnek 11). (12) Elektronik ortamda hazırlanan rapor veya benzeri bir belge, sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanacaktır. Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması halinde, belgede sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer tarafından son sayfa imzalanacak, son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi veya imza sahipleri tarafından ya imzalanacak ya da paraflanacaktır. Gerekli görülmesi halinde, fiziksel ortamda sayfalar kurum mühürü ile mühürlenecektir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alacaktır. (13) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda üst yazıya ilişkin olarak ilgili birim tarafından hazırlanan ve on birinci fıkrada belirtilenler haricindeki ekler, imza sahibi veya imza sahipleri tarafından imzalanacak ya da paraflanacaktır. Gerekli görülmesi halinde ekler ayrıca mühürlenecektir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alacaktır. (14) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan dağıtımlı belgelerde, nüshaların her biri ilgili makam tarafından imzalanabileceği gibi imzalanan bir nüsha, 29 uncu maddedeki usule göre çoğaltılarak da muhataplara gönderilebilecektir. Ek MADDE 18- (1) Belgede ek olması halinde "Ek:" başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılacaktır. Olur belgelerinde ise "Ek:" başlığı oluru alınan makamın imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılacaktır. (2) Belgenin sadece bir eki olması durumunda "Ek:" başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilecektir. Belgede birden fazla ek varsa "Ek:" başlığının altında ekler numaralandırılacak ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilecektir. Eklerin sayfa, adet, kişi sayısı gibi açıklayıcı ifadeleri parantez içinde belirtilecektir (Örnek 12). Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası, yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilecektir (Örnek: EK-1, EK-2). (3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelere ve zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere veri depolama araçları ile eklenecek elektronik dosyalar uluslararası kabul görmüş, endüstri standardı niteliği taşıyan “Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esaslarının” güncel sürümünde belirtilen formatlarda oluşturulacaktır. (4) Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada, "EK LİSTESİ" başlığı altında yazılacak ve üst yazıda "Ek: Ek Listesi" şeklinde gösterilecektir (Örnek 13). (5) Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda "Ek konulmadı" veya "Ek-... konulmadı" ifadesi yazılacaktır (Örnek 14). (6) Güvenlik gerekçesi, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilecek veya 7

alınabilecektir. Söz konusu nedenlerle alınan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı olarak muhafaza edilebilecektir. Dağıtım MADDE 19- (1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. "Dağıtım:" başlığı ek varsa "Ek:" bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılacaktır (Örnek 14). (2) Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar "Gereği:" kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise "Bilgi:" kısmına yazılacaktır. "Gereği:" kısmı "Dağıtım:" başlığının altına, "Bilgi:" kısmı ise "Gereği:" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılacaktır. "Bilgi:" kısmı yoksa muhatap adları doğrudan "Dağıtım:" başlığının altına yazılacaktır (Örnek 14). (3) Dağıtımlı belgeler, dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilecektir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa "Dağıtım:" başlığı altına "DAĞITIM LİSTESİ" yazılacak ve ayrı bir sayfada "DAĞITIM LİSTESİ" başlığı altında gösterilecektir (Örnek 15). Ancak gerekli hallerde dağıtım listesi "Ek" olarak da üst yazıya eklenebilecektir (Örnek 16). Olur MADDE 20- (1) Bakanlık Makam oluru ve Başkanlığımız Makam oluru alınan belgeler, ilgili birimin yöneticisi tarafından güvenli elektronik imza ile teklif edilecek ve oluru alınan makam tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanacaktır. Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda ise imzalar el yazısıyla atılacaktır (Örnek 17). (2) Belge, olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılacaktır. "OLUR" ibaresinin alt satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır. Oluru alan makamın güvenli elektronik imza ile oluşturduğu imzaya ait tarih bilgisi, belge tarihi olarak esas alınacak ve 12 nci maddenin birinci fıkrasında belirtilen alanda belge görüntüsü üzerinde gösterilecektir (Örnek 17/A). (3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan olur yazılarında "OLUR" ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak ilk satırda imzalayanın adı ve soyadına, ikinci satırda ise unvan bilgilerine yer verilecektir (Örnek 18). (4) Oluru teklif eden birim ile olur alan makam arasında başka makamlar varsa bunlardan makama en yakın yetkili, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile "OLUR" ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde "Uygun görüşle arz ederim." veya “Takdirlerinize arz ederim.” ibaresi yazılarak onaya katılacaktır. Bu ibarenin alt satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır. Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan olur yazılarında ise "Uygun görüşle arz ederim." ibaresinin altına ilgili makam tarafından tarih yazılacaktır (Örnek 18/A). (5) Yönetim Kuruluna havale edilmek üzere Başkanlık Makamına sunulacak yazılar aşağıdaki şekilde düzenlenecek olup, onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle onaya katılacaktır. a) Merkez birimlerinden Yönetim Kuruluna yapılacak her türlü havaleler (Örnek 18/B)’da belirtildiği şekilde yapılacaktır. b) Taşra birimlerinden; Yönetim Kuruluna havale edilecek yazılar, konusuna göre ilgili merkez birimine yazı ile bildirilecek ve merkez birimi tarafından konu Yönetim Kuruluna sunulacaktır. (Örnek 18/C). Paraf MADDE 21- (1) Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan astüst ilişkisine uygun olarak belirtilecektir. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeye ait paraf bilgileri, belgenin üstverisinde tutulacaktır (Örnek 19/A). Belge muhataba iletildiğinde, belgeye ait paraf bilgileri paylaşılmayacaktır. (2) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza veya elektronik onay ile atılacaktır. Elektronik onaylar, EBYS'nin günlük raporlarında kayıt altına alınacaktır. Günlük raporlar, 8

günlük olarak zaman damgasıyla damgalanacak ve günlük raporlarının saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olmayacaktır. (3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle atılacaktır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alacaktır (Örnek 19/B). Koordinasyon MADDE 22- (1) Birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve yetkili makamın imzasına sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf hiyerarşisinden sonra "Koordinasyon" seçimi yapılacak ve iş birliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları belirtilecektir (Örnek 20). Belge doğrulama bilgileri MADDE 23- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde, "iletişim bilgileri" alanının üst sınırını belirleyen çizginin üzerinde iki satırlık alanın ilk satırında "Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır." ibaresi bulunacaktır. Belge doğrulama bilgilerini içeren "belge doğrulama kodu" ikinci satırda, "karekod" ise "İletişim bilgileri" alanının en sağ kısmında yer alacaktır (Örnek 21). (2) Belge doğrulama işlemi, doğrulama kodu ve karekod ile Dijital Türkiye (e-Devlet) üzerinden sağlanır. İletişim bilgileri MADDE 24- (1) İletişim bilgileri; solda belgeyi gönderen birimin adresini, posta kodunu, telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini ve internet adresini; sağda bilgi alınacak kişinin adını, soyadını, unvanını ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılacak ve çizgi ile ayrılacaktır (Örnek 21). Gizlilik dereceli belgeler MADDE 25-(1) "Hizmete Özel" gizlilik derecesi bulunan belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilecektir. (2) "Özel" ve üstü gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemler ilgili mevzuatta belirtilen hükümlere uygun olarak fiziksel ortamda gerçekleştirilecektir. (3) Belgenin imzacısı olan yetkili makam, belgeye ait gizlilik derecesinin belirlenmesinden sorumludur. Süreli ve kişiye özel yazışmalar MADDE 26- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresine üstveride ve üst yazı üzerinde yer verilecektir. "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre veya tarih, metin içinde ve ilgili üstveri alanında belirtilecektir. (2) "ACELE" ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle; "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgeye belirtilen süre içinde cevap verilecektir. (3) Elektronik ortamda veya zorunlu hallerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilecektir (Örnek 19/A, 19/B). Birden fazla sayfalı belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi sadece birinci sayfada belirtilecektir (Örnek 9). (4) "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi, belgenin ilgilisine teslim edilmesini ve sonrasında yürütülecek süreci ifade etmektedir. (5) "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi taşıyan belgenin zarfı açılmadan zarf üzerinde yer alan bilgiler, yetkili birimce EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilecek ve ilgilisine teslim edilecektir. "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi ile EBYS'ye kaydedilir.

Sayfa numarası MADDE 27- (1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası, iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilecektir (Örnek 9). Üstveri elemanları MADDE 28- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde asgari olarak e-Yazışma Teknik Rehberi'nde belirtilen üstveri elemanları kullanılır. e-Yazışma Teknik Rehberi'nde belirtilen üstveri elemanları ile birlikte ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun üstveri elemanları da kullanılabilecektir. (2) İhtiyaca binaen birinci fıkrada belirtilen üstveri elemanlarına ilave olarak üstveri elemanları kullanılabilecektir. (3) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin üstveri elemanları, belgenin ayrılmaz bir bütünüdür. Tarih ve sayı gibi belge görüntüsü üzerinde yer alan bilgiler ile üstveride yer alan bilgiler arasında fark olamaz. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi Belgenin çoğaltılması MADDE 29- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin çoğaltılması, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirilecektir. Çoğaltılan güvenli elektronik imzalı belgenin doğrulama işlemi, 23 nci maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde yapılacaktır. (2) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda ya da 10.06.2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce fiziksel ortamda hazırlanan bir belgeden örnek çıkartılması halinde, çoğaltılan belgenin uygun bir yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi konulacak ve yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanacaktır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilecektir. Belgenin elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması MADDE 30- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin, elektronik ortamda ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak Kurumumuz ile diğer idareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir. (2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, veri depolama araçlarıyla da iletilebilecektir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulacaktır. (3) Kurum, resmi yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun şekilde hazırlanmış belgeleri işleme koymakla yükümlüdür. (4) Kurum, başka bir idareden resmi yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda, belgeyi gönderen idareye bu durum sebepleriyle birlikte belgenin Kuruma ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar bildirilecektir. (5) Resmi yazışma kapsamında Kurum dışına gönderilen güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, gerekli hallerde elektronik olarak şifrelenecektir. Elektronik belgelerin şifrelenmesi işlemi eYazışma Teknik Rehberi'nde tanımlandığı şekilde yapılacaktır. Kullanılacak şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilecektir. (6) e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlanan şifreleme mekanizmasına uygun şekilde Kurumumuza şifreli belge iletilebilmesi için elektronik şifreleme sertifikası temin edilecektir. Kurum için oluşturulan elektronik şifreleme sertifikaları DETSİS üzerinden paylaşılır. Kurum, elektronik şifreleme sertifikasına sahip olması şartıyla diğer idarelerden resmi yazışma kapsamında Kuruma gönderilen ve eYazışma Teknik Rehberi'ne uygun şekilde şifrelenmiş belgeleri kabul etmekle yükümlüdür. Kurum,

karşılıklı olarak üzerinde anlaşmak koşuluyla, e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlanan şifreleme mekanizmasından farklı şifreleme mekanizmaları kullanabilecektir. (7) Kuruma, e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlandığı şekilde şifrelenerek gelen resmi yazışma kapsamındaki bir belgenin şifresi açılamazsa veya belgenin şifresi açılmakla birlikte belge içeriğinin eYazışma Teknik Rehberi'nde belirtilen şifreleme mekanizması için tanımlanan özellikleri taşımadığı belirlenirse bu belge reddedilecek ve durum şifreli belgenin Kuruma ulaştığı günü takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar iletilen şifreli belgeyi tanımlayan bilgilerle birlikte, belgeyi gönderen idareye bildirecek ve hem bu bildirimi hem de Kuruma iletilen şifreli belge kayıt altına alınacaktır. Bildirimde bulunmaması halinde, gönderilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve bu belgenin e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun şekilde hazırlandığı kabul edilmiş sayılacaktır. Belgenin fiziksel ortamda gönderilmesi ve alınması MADDE 31- (1) Muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün olmadığı durumlarda, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktısı alınan güvenli elektronik imzalı belge, elektronik ortamdaki aslına erişim amacı ile fiziksel ortamda gönderilecektir. Fiziksel ortamda alınan belgenin doğrulama işlemi, 23’üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde gerçekleştirilecektir. Doğrulaması yapılan belge, işleme alınacaktır. (2) Belge zarflanarak muhatabına iletildiğinde başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması halinde gönderen birimin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve adres bilgisi zarfın ortasına kısaltma kullanılmadan yazılacaktır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilecektir (Örnek 22). (3) "Hizmete Özel" haricindeki gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Ancak 23/10/2010 tarihli ve 27738 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan "Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Gerçek ve Tüzel Kişilerin Elektronik Haberleşme Hizmeti İçinde Kodlu veya Kriptolu Haberleşme Yapma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in 2 nci maddesinde yetkili kılınan idareler, gizlilik dereceli belgeleri gerekli güvenlik tedbirlerini almak şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalayarak elektronik ortamda da gönderebilir. (4) Kuruma fiziksel ortamda gelen belgenin alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilecektir. (5) Fiziksel ortamda alınan belgeler için gelen belge kaydında kullanılacak etikette/kaşede en az Örnek 23'te belirtilen unsurlara yer verilecektir. Etiket/kaşe, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılacaktır. (6) Birime fiziksel ortamda gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilecektir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenecektir. (7) Kişiler tarafından Kuruma yazılan dilekçelerin; "... arz ederim." şeklinde bitirilmemesi veya "... rica ederim." ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir. Belgenin iade edilmesi MADDE 32- (1) Kurumumuzun muhatabı olmadığı halde elektronik ortamda güvenli elektronik imzalı bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler, gönderene elektronik ortamda iletilecektir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, belge muhataba iletilecek ve gönderen idareye bilgi verilecektir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilecektir. (2) Kurumun muhatabı olmadığı halde fiziksel ortamda gelen bir belgenin asıl muhatabı anlaşılamıyorsa, gönderene iade edilecektir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı muhatabına gönderilecek ve belgeyi gönderene de bilgi verilecektir.

BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son hükümler Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre MADDE 33- (1) Kurum içi ve Kurum dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılacaktır. İlgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre belirtilmeyen belge talepleri, talebin Kuruma ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getirilecektir. Talebin ulaştığı tarih, elektronik ortamda gelen talepler için ilgili yazının EBYS'ye giriş kaydının yapıldığı zamanı; fiziksel ortamda gelen talepler için ise ilgili yazının EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine girdiği zamanı ifade eder. Tekit yazısı MADDE 34- (1) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilecektir (Örnek 24). Uygun yazılmayan belgeler MADDE 35- (1) Bu Yönergeye uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabî yazılarda, bu Yönergenin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilecektir. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilecektir. Hüküm bulunmayan haller MADDE 36- Bu Resmi Yazışma Kurallarında belirtilmeyen hususlarla ilgili olarak, 10.06.2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 09.06.2020 tarihli ve 2646 Karar sayılı “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre işlem yapılacaktır. Çeşitli ve son hükümler MADDE 37- Taşra birimlerinden merkez birimlerine yapılan yazışmalarda, Sosyal Güvenlik İl Müdürünün imzası bulunacak, ancak Sosyal Güvenlik İl Müdürü tarafından yetki devri yapılması halinde İl Müdürü adına Sosyal Güvenlik İl Müdür Yardımcısı imzası ile yazışma yapılabilecektir. Yürürlükten kaldırılan mevzuatlar MADDE 38- Kurumumuzca yayımlanan 26.01.2010 tarihli ve 2010/14 sayılı Genelge eki Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Resmi Yazışmalarda Uyulması Gereken Usul ve Esaslar ile bu Usul ve Esaslarda düzenleme yapılmasına dair 03.02.2010 tarih, 2010/20 ve 06.12.2011 tarih, 2011/68 sayılı Genelgeler ile 02.02.2015 tarihli ve 639758 sayılı Kurum Başkanlığının yazısı ve ekleri yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük MADDE 39- (1) Bu Yönerge onayı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 40- (1) Bu Yönerge hükümlerini Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanı yürütür.

ÖRNEK 1 İki Logonun Kullanılması Örneği: 0,5 cm 1,5 cm

T.C. AİLE, ÇALIŞMA VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞI Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı

1,5 cm

Tek Logonun Kullanılması Örneği: 0,5 cm 1,5 cm

1,5 cm

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI

BAŞLIK ÖRNEKLERİ ÖRNEK 2 T.C. AİLE, ÇALIŞMA VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞI Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı

ÖRNEK 2/A T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı

ÖRNEK 2/B T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü Kurumsal Yazılımlar Daire Başkanlığı

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı

ÖRNEK 2/C

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İstanbul Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü

ÖRNEK 2/D T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İstanbul Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Beşiktaş Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüğü

ÖRNEK 2/E-1 T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı Mevzuat ve Eğitim Şube Müdürlüğü

ÖRNEK 2/E-2 T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı …… Şube Müdürlüğü

ÖRNEK 2/E-3 T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İstanbul Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Personel Servisi

ÖRNEK 2/E-4 T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İstanbul Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Beşiktaş Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüğü ……Servisi

ÖRNEK 3

T.C. AİLE, ÇALIŞMA VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞI Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı 2 satır boşluk

Sayı :E-68103562-823.02-138739 Konu :Resmi Gazete İlan Ücreti Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası

01.12.2020 Standart Dosya Planı Kodu

Belgenin hazırlanma süreci (Elektronik Ortam, Zorunlu Hal veya Olağanüstü Durum)

E-68103562-823.02-138739 Z-68103562-804.02-138740 O-68103562-823.02-1

Belge Kayıt Numarası

ÖRNEK 4 İdari birimin belirtilmemesi durumu

AİLE, ÇALIŞMA VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞINA

İdari birimin belirtilmesi durumu AİLE, ÇALIŞMA VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞINA (Personel Genel Müdürlüğü)

İdari birimin belirtilmemesi durumu

ÖRNEK 4/A

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA

YÜKSEK ÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA

İdari birimin belirtilmesi durumu CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞINA (Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü)

ÖRNEK 5 SOSYAL GÜVENLİK İL MÜDÜRLÜĞÜNE ANKARA SOSYAL GÜVENLİK İL MÜDÜRLÜĞÜNE İSTANBUL

ÖRNEK 5/A BAŞKANLIK MAKAMINA PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞINA REHBERLİK VE TEFTİŞ BAŞKANLIĞINA SİGORTA PRİMLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE (Asgari İşçilik Daire Başkanlığı)

ÖRNEK 5/B

HİZMET SUNUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE (Kurumsal Yazılımlar Daire Başkanlığı)

Muhatabın Adresine Yer Verilmesi Örneği:

ÖRNEK 6

METEOROLOJİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Kütükçü Alibey Caddesi No:4 06120 Kalaba, Keçiören/ANKARA

Muhatabın Gerçek Kişi Olması Durumu Örneği: Sayın Adı SOYADI Personel Daire Başkanı Sayın Adı SOYADI Ziyabey Caddesi No:6 06520 Çankaya/ANKARA

Belgenin Doğrudan Bağlı/İlgili/İlişkili İdarelere Gönderilmesi Durumunda Bağlı İdare Örneği:

ÖRNEK 6/A

DEVLET ARŞİVLERİ BAŞKANLIĞINA

İlgili İdare Örneği:

TÜRKİYE PETROLLERİ ANONİM ORTAKLIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE

İlişkili İdare Örneği:

KAMU İHALE KURUMU BAŞKANLIĞINA

Belge Hakkında Bağlı veya İlgili Olunan İdarenin Bilgilendirilmesi Durumunda

Bağlı İdare Örneği

ÖRNEK 6/B KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞINA (Vakıflar Genel Müdürlüğü)

İlgili İdare Örneği SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞINA (Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeleri Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı)

Birim İçi Yazışmalarda Muhatap

ÖRNEK 6/C

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Sigorta Primleri Genel Müdürlüğü İstihdam Teşvikleri Daire Başkanlığı Sayı : Konu :

01.12.2020 İŞVERENLER DAİRE BAŞKANLIĞINA

…………………………………………………………………………………….. …………………………………….. Adı SOYADI Unvanı

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı Mevzuat ve Eğitim Şube Müdürlüğü Sayı : Konu :

01.12.2020 MERKEZ ATAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNE

…………………………………………………………………………………….. …………………………………….. Adı SOYADI Unvanı

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İstanbul Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Personel Servisi Sayı : Konu :

01.12.2020 HUKUK SERVİSİNE

…………………………………………………………………………………….. …………………………………….. Adı SOYADI Unvanı

ÖRNEK 7 İLGİ ÖRNEĞİ

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı Sayı : E-38745746-010.02-1675242 Konu : Emeklilik Hakkında Görüş Talebi

01.12.2020

EMEKLİLİK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ( Kamu Görevlileri Emeklilik Daire Başkanlığı) 2 satır boşluk

İlgi

: a) Ticaret Bakanlığının (Personel Genel Müdürlüğü) 01.09.2019 tarihli ve E-35799330-902.021042579 sayılı yazısı. b) 12.09.2019 tarihli ve E-38745746-010.02-1014125 sayılı yazımız. c) 30.09.2019 tarihli ve E-74073113-902.02-159789 sayılı yazınız.

Adı SOYADI Unvanı

Ek: 12-

İlgi (a) Yazı (2 Sayfa) İlgi (b) Yazı (1 Sayfa)

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/sgk-ebys Ziyabey Caddesi No:6 PK:06520 Balgat-ANKARA Bilgi için: Adı SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 Unvan e-Posta: …………[email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.tr Kep Adresi: [email protected] Telefon No: (0312) 1234567

ÖRNEK 8 METİN ÖRNEĞİ İlgi Olmaması Durumunda Metnin Başlangıç Noktası:

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı Sayı : E-3871457046-010.02-1234567 Konu : Emeklilik Hakkında Görüş Talebi

01.12.2020

2 satır boşluk

Paragraf Başı 1,25 cm boşluk

EMEKLİLİK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ( Kamu Görevlileri Emeklilik Daire Başkanlığı) 2 satır boşluk

Adı SOYADI Personel Daire Başkanı İlgi Olması Durumunda Metnin Başlangıç Noktası:

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı Sayı : E-38745746-010.02-1675242 Konu : Emeklilik Hakkında Görüş Talebi

01.12.2020

EMEKLİLİK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE (Kamu Görevlileri Emeklilik Daire Başkanlığı) 2 satır boşluk

İlgi

: 12.09.2019 tarihli ve E-38745746-010.02-1675242 sayılı yazımız. 1 satır boşluk

Adı SOYADI Personel Daire Başkanı 21

BİRDEN FAZLA SAYFALI BELGE ÖRNEĞİ

ÖRNEK 9

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı GÜNLÜDÜR 01.12.2020

Sayı : E-38745746-010.02-1845421 Konu : Emeklilik Hakkında Görüş Talebi EMEKLİLİK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE (Kamu Görevlileri Emeklilik Daire Başkanlığı) 2 satır boşluk

İlgi

: a) ……………’ ın …………. tarihli dilekçesi. b) İsimsiz ve tarihsiz başvuru/dilekçe. 1 satır boşluk

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/sgk-ebys Ziyabey Caddesi No:6 PK:06520 Balgat-ANKARA Bilgi için: Adı SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 Unvan e-Posta: …………[email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.tr Kep Adresi: [email protected] Telefon No: (0312) 123456

Adı SOYADI Personel Daire Başkanı

ÖRNEK 10 İMZA ÖRNEKLERİ İmza Yetkisi Devrinde İmza Örneği: Adı SOYADI Bakan a. Bakan Yardımcısı Adı SOYADI Kurum Başkanı a. Personel Daire Başkanı Adı SOYADI Personel Daire Başkanı a. Şube Müdürü Vekalet Durumunda İmza Örneği: Adı SOYADI Kurum Başkan V. Adı SOYADI Kurum Başkan Yardımcısı V. Adı SOYADI Strateji Geliştirme Başkan V. Adı SOYADI Hizmet Sunumu Genel Müdür V. Adı SOYADI Sosyal Güvenlik İl Müdürü V.

ÖRNEK 11 İKİ YETKİLİNİN BİRLİKTE İMZALADIĞI BELGE ÖRNEĞİ ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………........... ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………… ……………………………………………………………………………… Adı SOYADI Şube Müdürü

Adı SOYADI Personel Daire Başkanı

İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN BİRLİKTE İMZALADIĞI BELGE ÖRNEĞİ ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………........... ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………… ……………………………………………………………………………… Adı SOYADI Personel Daire Başkanı

Adı SOYADI Şube Müdürü

Adı SOYADI Şef

ÖRNEK 12

EK ÖRNEKLERİ Bir Adet Ek Olması Durumu:

Adı SOYADI 1. Hukuk Müşaviri Ek: Kararname Taslağı (13 Sayfa) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Birden Fazla Ek Olması Durumu: Adı SOYADI Personel Daire Başkanı Ek: 1-Yönetmelik Taslağı (12 Sayfa) 2-Dosya (1 Adet) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ekin Liste Olarak Düzenlenmesi Durumu: Adı SOYADI İl Müdürü Ek: Ek Listesi (10 Adet)

ÖRNEK 13 T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı Sayı : E-38745746-010.02-1845421 Konu : Emeklilik Hakkında Görüş Talebi

18.12.2019

EMEKLİLİK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE (Kamu Görevlileri Emeklilik Daire Başkanlığı) İlgi

: a) 12.09.2019 tarihli ve E-38745746-010.02-1745621 sayılı yazımız. b) 28.10.2019 tarihli ve E-67915368-687-1234567 sayılı yazınız.

Adı SOYADI Personel Daire Başkanı

Ek: Ek Listesi (3 Adet) Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/sgk-ebys Ziyabey Caddesi No:6 PK:06520 Balgat-ANKARA Bilgi için: Adı SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 Unvan e-Posta: …………[email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.tr Kep Adresi: [email protected] Telefon No: (0312) 123456 1/2

EK LİSTESİ 1- İlgi (a) Yazı (3 Sayfa) 2- İlgi (b) Yazı (2 Sayfa) 3- Emeklilik Başvuru Formu (1 Sayfa) 4- Hizmet Dökümü (3 Sayfa) 5- Hizmet Belgesi (2 Sayfa)

ÖRNEK 14 DAĞITIM ÖRNEKLERİ Ek ve Dağıtım Başlığının Birlikte Olması Durumu: Adı SOYADI Kurum Başkan V. Ek: İlgi (a) Yazı (1 Sayfa) Dağıtım: Adalet Bakanlığına Hazine ve Maliye Bakanlığına

Sadece Dağıtım Başlığının Olması Durumu: Adı SOYADI Kurum Başkanı Dağıtım: Adalet Bakanlığına Milli Savunma Bakanlığına

Dağıtım Gereği ve Bilgi Şeklinde Olması Durumu: Adı SOYADI Bakan Dağıtım: Gereği: Adalet Bakanlığına İçişleri Bakanlığına

Bilgi: Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına

Bazı Dağıtım Yerlerine Ek Konulmaması Durumu: Adı SOYADI Kurum Başkan V. Ek: 1-İlgi Yazı (1 Sayfa) 2-Dosya (1 Adet) Dağıtım: Dışişleri Bakanlığına (Ek-1 Konulmadı) Hazine ve Maliye Bakanlığına Milli Savunma Bakanlığına (Ekler Konulmadı) 29

ÖRNEK 15 DAĞITIM LİSTESİ ÖRNEĞİ Dağıtımın Üst Yazının Devamında Kullanılması Durumu: T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı Sayı : E-38745746-010.02-1675242 Konu : Hizmet İçi Eğitim Duyurusu

01.12.2020

DAĞITIM YERLERİNE …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………

Adı SOYADI Personel Daire Başkanı

Ek: Eğitim Programı (3 Sayfa) Dağıtım: Dağıtım Listesi (5 Muhatap)

DAĞITIM LİSTESİ

Gaziantep Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğüne İstanbul Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğüne Ankara Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğüne Bursa Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğüne Muş Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğüne

Dağıtımın Belge Eki Olarak Kullanılması Durumu:

ÖRNEK 16

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Hukuk Müşavirliği Sayı : E-38745746-010.02-1675242 Konu : Yönetmelik Taslağı Değerlendirme Toplantısı

01.12.2020

DAĞITIM YERLERİNE …………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………….…………………………………………………………….………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… …………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………….

Adı SOYADI 1. Hukuk Müşaviri

Ek: 1-Yönetmelik Taslağı (3 Sayfa) 2-Dağıtım Listesi (4 Muhatap)

EK-2 DAĞITIM LİSTESİ Gereği:

Bilgi:

Emeklilik Hizmetleri Genel Müdürlüğüne Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğüne Sigorta Primleri Genel Müdürlüğüne Personel Daire Başkanlığına

Hukuk Müşavirliğine

Örnek 17 T.C. AİLE, ÇALIŞMA VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞI Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Personel Daire Başkanlığı

Sayı : E-12345678-123.02-1234567 Konu : Adı SOYADI

01.12.2020

BAKANLIK MAKAMINA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………

Adı SOYADI Kurum Başkanı

OLUR Adı SOYADI Bakan

Ek: Atama Onayları (10 sayfa)

ÖRNEK 17/A T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı Sayı : E-12345678-123.02-1234567 Konu : Adı SOYADI

01.12.2020

BAŞKANLIK MAKAMINA ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

Adı SOYADI Rehberlik ve Teftiş Başkanı

OLUR Adı SOYADI Kurum Başkanı

Ek: Şikayet Dilekçesi (3 Sayfa)

ÖRNEK 18 FİZİKSEL ORTAMDA HAZIRLANAN OLUR ÖRNEĞİ GİZLİ T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı Sayı : Z-12345678-123.02-(Sayı) Konu : Maluliyet Dosyaları

(Tarih)

BAŞKANLIK MAKAMINA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………

İmza Adı SOYADI Rehberlik ve Teftiş Başkanı

OLUR (Tarih) İmza Adı SOYADI Kurum Başkanı

Ek: Komisyon Üyeleri Listesi (43 Kişi)

01.12.2020 Şube Müdürü : Adı SOYADI (Paraf) 01.12.2020 Refakat Müf. : Adı SOYADI (Paraf)

Ziyabey Caddesi No:6 PK:06520 Balgat-ANKARA Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 e-Posta: …………[email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.tr

Bilgi için:

GİZLİ

Adı SOYADI Unvan Telefon No: (0312) 123 456

ÖRNEK 18/A FİZİKSEL ORTAMDA HAZIRLANAN ARA KADAMELİ OLUR ÖRNEĞİ GİZLİ T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı Sayı : Z-12345678-123.02-(Sayı) Konu : Maluliyet Dosyaları

(Tarih)

BAŞKANLIK MAKAMINA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………

İmza Adı SOYADI Rehberlik ve Teftiş Başkanı Uygun görüşle arz ederim. (Tarih) İmza Adı SOYADI Kurum Başkan Yardımcısı

OLUR (Tarih) İmza Adı SOYADI Kurum Başkanı

Ek: 3 Adet Klasör 01.12.2020 Şube Müdürü: Adı SOYADI (Paraf) 01.12.2020 Refakat Müf. : Adı SOYADI (Paraf) Bilgi için:

Ziyabey Caddesi No:6 PK:06520 Balgat-ANKARA Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 e-Posta: …………[email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.tr

Adı SOYADI Unvan Telefon No: (0312) 123 456

ÖRNEK 18/B ARA KADEMELERİ İÇEREN OLUR ÖRNEĞİ T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı Sayı : E-12345678-123.02-1234567 Konu : Güvenlik

01.12.2020

BAŞKANLIK MAKAMINA

………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….……. hususunun Yönetim Kuruluna uygun görüşle havalesini takdirlerinize arz ederim.

Adı SOYADI Destek Hizmetleri Daire Başkanı Uygun görüşle arz ederim. Adı SOYADI Kurum Başkan Yardımcısı

OLUR Adı SOYADI Kurum Başkanı

ÖRNEK 18/C T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İstanbul Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü

Sayı : E-12345678-123.02-1234567 Konu : Güvenlik

01.12.2020

DESTEK HİZMETLERİ DAİRE BAŞKANLIĞINA ………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………. Yönetim Kuruluna havalesi hususunda; Gereğini arz ederim.

(İmza) Adı SOYADI Sosyal Güvenlik İl Müdürü

ÖRNEK 19/A

ELEKTRONİK BELGENİN YAZDIRILMASI DURUMUNDA PARAF ÖRNEĞİ

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı GÜNLÜDÜR 01.12.2020

Sayı : E-12345678-123.02-1234567 Konu : Adı SOYADI YÜKSEK ÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA

Adı SOYADI Kurum Başkanı a. Personel Daire Başkanı

Ek: Karar Sureti (1 Sayfa)

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı

BELGE ÜSTVERİLERİ Üstveri Detayları Tarih Belge No Belge ID Konu Dağıtım Listesi Ekler İlgiler Oluşturan Dosya Adı Sdp Bilgisi

01.12.2020 E-12345678-123.12-1234567 FD0ED29F-BD59-424C-9257-FD1C0CDAD662

Adı Soyadı Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı Karar Sureti (1 Sayfa) DETSİS Kodu: 123456789 Adı: Personel Daire Başkanlığı E-12345678-123.02-1234567.eyp Kod: 010.02 Ad: Mevzuat İşleri

Belge İmzacıları Kişi Görev Adı Personel SOYADI Daire Başkan V.

Belge Parafçıları Kişi Görev Adı SOYADI Adı SOYADI Adı SOYADI

Amaç Yetki Devreden Onay -

Amaç

Vekalet Veren Adı SOYADI Personel Daire Başkanı

VHKİ

Paraf

Yetki Devreden -

Şef

Paraf

Şube Müdürü

Paraf

Vekalet Veren -

Tarih 01.12.2020 17:05:35

Tarih 01.12.2020 16:30:21 01.12.2020 16.45:38 01.12.2020 16.59:25

ÖRNEK 19/B FİZİKSEL BELGEDE PARAF ÖRNEĞİ T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı ACELE 01.12.2020

Sayı : O-38745746-010.02-1234567 Konu : Adı SOYADI BAŞKANLIK MAKAMINA

İmza Adı SOYADI Personel Daire Başkanı

OLUR (Tarih) İmza Adı SOYADI Kurum Başkan V.

01.12.2020 Şef : Adı SOYADI (Paraf) 01.12.2020 Şube Müdürü: Adı SOYADI (Paraf) Bilgi için: Adı SOYADI Unvan

Ziyabey Caddesi No:6 PK:06520 Balgat-ANKARA Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 e-Posta: …………[email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.tr

Telefon No: (0312) 123456

ÖRNEK 20 KOORDİNASYON ÖRNEĞİ T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı Sayı : Z-12345678-123.02-1234567 Konu : Yıllık Eylem Planı

01.12.2020

BAŞKANLIK MAKAMINA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………

İmza Adı SOYADI Personel Daire Başkanı

OLUR (Tarih) İmza Adı SOYADI Kurum Başkanı Ek : Eylem Planı (20 Sayfa)

01.12.2020 Şef : Adı SOYADI (Paraf) 01.12.2020 Şube Müdürü: Adı SOYADI (Paraf) Koordinasyon: 02.12.2020 Şube Müdürü :Adı SOYADI (Paraf) Bilgi için:

Ziyabey Caddesi No:6 PK:06520 Balgat-ANKARA Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 e-Posta: …………[email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.tr

Adı SOYADI Unvan

Telefon No: (0312) 123456

ÖRNEK 21 BELGE DOĞRULAMA VE İLETİŞİM BİLGİSİ ÖRNEKLERİ

İletişim Bilgisi Bölümünde Bir Kişiye Yer Verilmesi: Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/sgk-ebys Ziyabey Caddesi No:6 PK:06520 Balgat-ANKARA Bilgi için: Adı SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 Unvan e-Posta: …………[email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.tr Kep Adresi: [email protected] Telefon No: (0312) 123456

İletişim Bilgisi Bölümünde Birden Fazla Kişiye Yer Verilmesi: Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/sgk-ebys Ziyabey Caddesi No:6 PK:06520 Balgat-ANKARA Bilgi için: Adı SOYADI Adı SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 Unvanı Unvan e-Posta: …………[email protected] İnternet Adresi: www.sgk.gov.tr (0312) 123458 Kep Adresi: [email protected] Telefon No: (0312) 123456

Karekodda Bulunması Gereken Asgari Alanlar: Belgeyi Üreten İdare: Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Belge Sayısı: E-XXXXXXX-XXX-XXXXXX Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/tccb-ebys Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV

ÖRNEK 22 BELGENİN GÖNDERİLMESİNE İLİŞKİN ZARF ÖRNEĞİ Süreli Belge Gönderiminde Zarf Örneği: T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Tarih

ACELE

Sayı

EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya /ANKARA

Kişiye Özel Belge Gönderiminde Zarf Örneği: T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Tarih

KİŞİYE ÖZEL Adı SOYADI

Sayı EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya /ANKARA

Kişiye Özel ve Süreli Belge Gönderiminde Zarf Örneği: T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Tarih

KİŞİYE ÖZEL Adı SOYADI ACELE

Sayı EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya /ANKARA Gönderiminde Zarf Örneği: ZARF 45

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Tarih

GİZLİ

Sayı

EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya /ANKARA GİZLİ

DIŞ ZARF T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI

EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya /ANKARA

ÖRNEK 23 FİZİKSEL ORTAMDA GELEN BELGENİN ETİKET/KAŞE ÖRNEĞİ

Etiket Örneği:

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı Belgenin Kayıt Sayısı Belgenin Kayıt Tarihi ve Saati HAVALE DİLEN BİRİM/BİRİMLER ………………………………. ……………………. …………………….

Karekodda Bulunması Gereken Asgari Alanlar: Belgeyi Kaydeden Birim: Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı Belgenin Kayıt Sayısı: XXXXXX Belgenin Kayıt Tarihi ve Saati: XX.XX.20XX – XX:XX Havale Edilen Birim/Birimler: …………………………….. …………………………… ……………………………. Kaşe Örneği: T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı Belgenin

Kayıt Sayısı Kayıt Tarihi Kayıt Saati

HAVALE EDİLECEK BİRİM/BİRİMLER Gereği Bilgi

ÖRNEK 24 TEKİT YAZISI ÖRNEĞİ T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Personel Daire Başkanlığı ACELE 01.12.2020

Sayı : E-12345678-123.02-1045421 Konu : Tekit Yazısı

……………………………………………….. NA

İlgi

:29.11.2019 tarihli ve E-69471265-903.04-134867 sayılı yazımız. İlgi yazımıza beş gün içinde cevap verilmesi hususunda gereğini tekiden rica ederim.

Adı SOYADI Kurum Başkanı a. Personel Daire Başkanı

Kendi firmanızla deneyin

Kayıt ücretsizdir, kredi kartı istenmez. Firmanızı ve işyerinizi ekleyin; çalışan listesini sistem SGK kayıtlarından kendisi okur.

Ücretsiz kayıt Demo ve teklif isteyin