SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BİREYSEL ÖNERİ SİSTEMİ USUL VE ESASLARI

SOSYAL GUVENLIK KURUMU BIREYSEL ONERI SISTEMI USUL VE ESASLARI YonetimKuruluKaranekidit BIRINCI BOLUM Ama£, Kapsam, Dayanak ve Tanimlar Ama? MADDE 1- (1) Bu Usul ve Esaslarm amaci, Kurum personelinin bilgi, beceri ve deneyimlerinden yola £ikarak, Kurumumuzun geli§imine katki saglayacak onerilerinin almmasi ve etkin bir §ekilde degerlendirilmesine yonelik esaslarm belirlenmesi ile bu kapsamda ger9ekle§tirilecek i§ ve i§lemleri yurlitmekle sorumlu ki§i, grup ve kurullarm gorev, yetki ve sorumluluklanni diizenlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Sosyal Guvenlik Kurumunun faaliyet alanlan ile ilgili konularda Kurum personelinin, hizmetlerin verimliligini, etkinligini arttinci ve iyile§tirici mahiyetteki onerilerinin gonderilmesini, degerlendirilmesini, uygulanmasim, izlenmesini ve diger i§lemleri kapsar. Dayanak MADDE 3- (1) Bu Usul ve Esaslar 5502 sayih Sosyal Guvenlik Kurumu Kanunu'nun 20 nci maddesi ile 27/11/2014 tarihli ve 2014/496 sayih Yonetim Kurulu karan ile onaylanan Sosyal Guvenlik Kurumu Merkez Te§kilati £ah§ma Yonetmeliginin 65 inci maddesi htikumlerine dayamlarak hazirlanmi§tir. Tanimlar MADDE 4- (1) Bu Usul ve Esaslarda ge?en; a) Bireysel Oneri Sistemi (BOS): Kurumumuzun tlim gali§anlannin, Kurumumuzu dogrudan veya dolayh olarak ilgilendiren konularda, mevcut durumun iyile§mesine yonelik onerilerini ortaya koymalanni saglayan, gelen onerileri degerlendiren, uygun olanlanni uygulamaya alan ve geribildirim veren sistemi, b) Birim Oneri Degerlendirme Grubu (BODG): Oneri Izleme Grubu tarafindan birimlerine yonlendirilen onerilerin uygulanabilir olup olmadigma karar veren, degerlendirme ve uygulama sonuflanni Oneri Izleme Grubuna gonderen ve birimi adina bunlarla alakah i§ ve i§lemleri ylirliten fah^ma grubunu, c) Fayda Puam (FP): Onerinin faydasma ili§kin degerlendiricilerin 5 fayda kriteri iizerinden verdikleri agirhklandinlmi§ puanlann toplanarak hesaplanan puani, (1-10 arasinda bir deger alabilir.) 9) Oneri: Bir i§le ilgili olarak one sliriilen, Kurumumuzun temel ama?, hedef ve stratejileriyle uyumlu, sunulan hizmet ile ilgili, stireci iyile§tirmeye ve verimliligi artirmaya yonelik yaratici du§tincelerin sistemli ifadesini, d) Oneri Degerlendirme Kurulu (ODK): Birim Oneri Degerlendirme Grubunca uygulanabilir bulunan onerileri oy 9oklugu esasina gore "uygulansin" veya "uygulanmasm" §eklinde degerlendiren, "uygulansin" §eklinde gorti§ bildirdigi onerileri puanlayarak siralayan kurulu, e) Oneri Degerlendirme Ust Kurulu (ODUK): Oneri Degerlendirme Kurulu iiyelerince "uygulansin" §eklinde gorti§ bildirilen oneriler arasmdan hangilerinin degerlendirmeye ahnacaginin belirlenmesi amaciyla taban puani belirleyen ve taban puan tizerinde kalan onerilerin oy goklugu esasina gore hangilerinin uygulamaya alimp ahnmayacagina, bu onerilerin Ba§kanhk Makam onayina sunulmasma nihai olarak karar veren, dereceye giren ilk 119 oneriyi tespit eden kurulu, 1 f) Oneri Izleme Grubu (OIG): ^ah§anlanmizdan gelen onerilerin; oneri kriterlerine uygun olup olmadigim kontrol eden, uygun onerileri ilgili birimlerin de goru§lerini alarak, Oneri Degerlendirme Kuruluna sunan, uygun bulunmayan oneriler igin oneri sahiplerine geri bildirimde bulunan ve yapilan 9ah§malarm takibini ve Oneri Degerlendirme Kurulunun sekretaryasmi yiiruten fali^ma grubunu, g) Oneri Puani (OP): Onerinin uygulama onceligini belirleyen gostergeyi, ( 0-100 arasmda bir deger alabilir. Uygulanabilirlik puani ile fayda puanmm farpimi ile elde edilir. ) g) Uygulanabilirlik Puani (UP): Oneri Degerlendirme Kurulu uyelerinin onerinin uygulanabilirligine ili§kin (1-10 arasi) verdigi puani, h) Yonetim Kurulu: Sosyal Guvenlik Kurumu Yonetim Kurulunu, ifade eder. IKINCI BOLUM Onerilerin Gonderilmesi, Degerlendirilmesi ve Odiillendirilmesi Onerilerin Gonderilmesi MADDE 5- (1) Kurum personeli, Kurum Intranet sayfasinda yer alan "Bireysel Oneri Sistemi Giri? Paneli"ne kullanici adi ve MEYES §ifresi ile giri§ yaptiktan sonra onerilerini, bu sistem uzerinden gonderebilirler. Oneriler, Bireysel Oneri Sistemi panelindeki "yeni oneri" bolumiinde yer alan, "oneri konusu", "oneri iferigi" ve "sunulan 9ozum" alanlan doldurularak gonderilir. Oneri sahipleri isimlerinin gizli kalmasim isterlerse, isimleri diger kullamcilar tarafindan goriilmez. Aynca oneriye doktiman ilave edilebilir. (2) Bireysel Oneri Sistemi uzerinden gelen her oneri, otomatik olarak oneri numarasi ahr ve elektronik ortamda kaydedilir. Sistem, oneri numarasi alan her oneriyi, gerekli i§lemlerin yuriitulmesi i?in otomatik olarak bir Oneri Izleme Grubu liyesine atar. On Degerlendirme MADDE 6- (1) Sisteme gelen oneriler ilk olarak on degerlendirme i§lemine tabi tutulur. On degerlendirme i§lemi Oneri Izleme Grubu tiyelerince yapilir. (2) Sosyal Guvenlik Kurumu Bireysel Oneri Sisteminde Kuruma katki saglayacak ve yenilik olu§turacak oneriler degerlendirilmeye almir. Bireysel Oneri Sistemine gelen oneriler i^erisinde a§agidaki nitelikleri ta§iyan oneriler, degerlendirme di§mda tutulur: a) Dilek, yakinma, ihbar ve §ikayetler, b) ^oziim onerisi veya elde edilecek faydayi i^ermeyenler, c) Genel ahlaka aykin ya da konusu su? te§kil eden ifadeler igeren oneriler, 9) Topluca yapilan talepler, d) Grup halinde gonderilen oneriler, e) Belirsiz ve soyut talepler, f) Daha once verilmi§ ve sonu9landinlmi§ onerinin tekran olan oneriler, g) Kurumuzca ytirutiilen projeler ile aym konuya ve/veya iferige sahip oneriler. (3) Oneri Izleme Grubu uyesi oneriyi inceler ve onerinin yukandaki nitelikleri ta§imasi durumunda, oneriyi sahibine sistem uzerinden gerek?esi ile birlikte iade eder. Oneri sahibine iade edilen oneriler sisteme kaydedilir ve e-posta yoluyla oneri sahibi bilgilendirilir. Oneri sahibine iade edilen oneriler diger oneri sahiplerince goriintiilenemez. (4) Oneri, gerekli nitelikleri ta§imasi durumunda ilgili oldugu birim ya da birimlerin Birim Oneri Degerlendirme Grubuna sistem uzerinden yonlendirilir. (5) Oneri Izleme Grubu tarafindan birimine oneri gonderilen Birim Oneri Degerlendirme Grubu tiyesi sistem tarafindan otomatik olarak e-posta yoluyla bilgilendirilir. Oneriler Hakkmda Birim G6rii§ii Almmasi MADDE 7- (1) On degerlendirme i§leminden sonra, oneri niteligi ta§idigi tespit edilen oneriler, ilgili oldugu merkez biriminin Birim Oneri Degerlendirme Grubuna yonlendirilir. Gerekli durumlarda oneri birden fazla birime de gonderilebilir. (2) Birim Oneri Degerlendirme Grubu, yonlendirilen oneriler hakkmda birim i?i koordinasyonu saglayarak, onerileri degerlendirir. Grup iiyesi, ilgili daire ba§kam veya birim amirinin "oluru" dahilinde olu§turdugu goru§leri en ge9 15 gun i?inde sistem uzerinden Oneri Izleme Grubuna gonderir. (3) Siiresinde cevaplanmayan oneriler i?in 10 gunluk ek sure verilir. Bu 10 gunluk sure esnasinda oneriler sistemde uyan amaciyla kirmizi renk ile gortinur. Bu sure sonunda da ilgili oneri cevaplanmami§sa, ilgili birimin amirine "Biriminiz Bireysel Oneri Sistemi Birim Oneri Degerlendirme Grubu uyesi kendisine gonderilen oneriyi verilen ek sureye ragmen halen cevaplamami§tir. Bilgilerinize" §eklinde bir uyan e-postasi sistem tarafmdan gonderilir. (4) Birimin oneri hakkmda bildirdigi goru§ a§agidaki yargilardan yalmzca birini i9erir ve gerek9esi belirtilir. Oneri hakkindaki yargilar: a) "uygulanabilir", b) wtuygulanamaz'\) i4konuyla ilgili devam eden bir gah§ma var" §eklindedir. (5) Onerinin konusu yonlendirildigi birimin gorev alanina girmiyor ise, gerekgesi ile birlikte oneri 15 gun i?erisinde iade edilir. lade edilen oneriler Oneri Izleme Grubunca ilgili birim/birimlere yonlendirilir. Onerilerin Degerlendirilmesi MADDE 8- (1) Birim Oneri Degerlendirme Grubu iiyelerince "uygulanabilir" bulunan oneriler ile aym oneri lizerinde birimlerce en az bir tanesi "uygulanabilir" olmak iizere farkh gorti§ bildirilmi§ oneriler sistem uzerinden Oneri Degerlendirme Kurulunca oy 9oklugu esasina gore "uygulansin" veya "uygulanmasm" §eklinde degerlendirilir. Oylarda e§itlik olmasi durumunda Kurul Ba§kammn oyu yontinde karar verilir. (2) Oneri Degerlendirme Kurulunca "uygulanmasm" §eklinde karar verilen oneriler sistem uzerinden oneri sahibine gerekfesi ile gonderilir. Kurulca "uygulansin" §eklinde karar verilen oneriler uyelerce puanlanarak ba§an siralamasma konulur. Oneriler kurul uyelerine, oneri sahiplerinin isimleri gizlenerek sunulur ve a§agida sunulan oneri kriter tablosunda yer alan 6 temel kriter esas almarak degerlendirilir: 1 2 3 4 5 6 Degerlendirme Kriteri (1-10 Puan Arahginda) PGA: Prim Gelirlerini Artirma MA: Maliyetleri Azaltma KA: Kaliteyi Artirma VA: Verimliligi Artirma KIK: Kurumun Imajma Katki U: Uygulanabilirlik Katsayi 0,3 0,3 0,2 0,1 0,1 1 (3) Oneri Degerlendirme Kurulu iiyeleri, onerileri ve oneriler hakkmda birimlerin belirttigi goru§leri inceledikten sonra, her bir oneri degerlendirme kriterini 1 ile 10 arasinda degi§en puan arahginda sistem uzerinden puanlayarak degerlendirir. Oneri Degerlendirme Kurulu uyelerinin tamami puanlama i§lemini tamamladiktan sonra, her bir iiye i9in a§agidaki formiile gore Oneri Puam hesaplanir: OP = FP x UP FP = (PGA x 0,3) + (MA x 0,3) + (KA x 0,2) + (VA x 0,1) + (KIK x 0,1) (4) Bir oneri hakkindaki oneri puani, o oneri i^in Oneri Degerlendirme Kurulu tiyelerinin verdikleri oneri puanlannm aritmetik ortalamasi almarak hesaplamr. (5) Fayda puanmm hesaplanmasmda kullamlan katsayilar, Oneri Degerlendirme Kurulu tarafindan, Kurumun onceliklerine gore giincellenebilir. (6) Oneri Izleme Grubu, Kurul uyelerini toplantidan ti? i§giinti once hangi onerilerin goru§(ilecegi konusunda bilgilendirir. (7) Oneri Izleme Grubu, donem iginde gelen ve birimler tarafindan uygulanabilir bulunan oneriler ile uygulanabilirligi konusunda birimler arasinda mutabik kalmamayan onerileri, takip eden yihn Mart ayi sonuna kadar Oneri Degerlendirme Kuruluna gonderir. Onerilerin Odiillendirilmesi MADDE 9- (1) Oneri Degerlendirme Kurulunda "uygulansin" §eklinde degerlendirilen oneriler, puan ustlinlugune gore siralamr. Siralama bir onceki odiillendirme doneminden sonra yapilan Oneri Degerlendirme Kurulu toplantilannda degerlendirilen oneriler arasinda yapihr. Her oneri yalmzca bir kez puan siralamasma girebilir. Siralama belli olduktan sonra, oneriler sistem lizerinden Oneri Degerlendirme Ust Kuruluna sunulur. (2) Oneri Degerlendirme Ust Kurulu hangi onerilerin degerlendirmeye ahnacagini belirlemek amaciyla bir taban puan belirleyebilir ve bunu tutanaga baglayabilir. (3) Taban puani a§an oneriler Oneri Degerlendirme Ust Kurulunca yeniden oy 9oklugu esasina gore "uygulansin" veya "uygulanmasm" §eklinde degerlendirilir. Oylarda e§itlik olmasi durumunda list kurul ba§kaninm oyu yontinde karar verilir. "Uygulanmasm" §eklinde degerlendirilen oneriler sistem tizerinden oneri sahibine iade edilir. "Uygulansin" olarak degerlendirilen oneriler list kurul iiyelerince Madde 8'deki kriterlere gore puanlamr. Ust kurul tiyelerinin verdigi puanlann ortalamasi almarak en yiiksek puani alan ilk 3 oneri belirlenir ve Kurum Ba§kanmm onayina sunulur. (4) Kurum Ba§kaninm onaylamasi durumunda ilk ii? sirayi alan oneri sahipleri, Kurum Ba§kamnm takdir edecegi hediyelerle odullendirilebilir. UCUNCU BOLUM Onerilerin Uygulanmasi ve Sistemin Izlenmesi Onerilerin Uygulamaya Ge^irilmesi MADDE 10- (1) Birimler tarafindan, "uygulanabilir" olarak gorli§ bildirilen oneriler arasmdan Oneri Degerlendirme Kurulunca "uygulansm" §eklinde degerlendirilip Ust Kurula sunulan ve bu oneriler arasmdan Oneri Degerlendirme Ust Kurulunca da "uygulansin" karan alinan oneriler, Kurum Ba§kaninm onayini miiteakip uygulanmak iizere Oneri Izleme Grubu'nca ilgili birimlere resmi yazi ile gonderilir. Birimler, onerilerin takibinden ve uygulamaya ge^irilmesinden sorumludur. (2) Oneri konusunun birden fazla birimi ilgilendirmesi durumunda, onerilerin takibinden ve uygulanmasmdan birimler mtiteselsilen sorumludur. (3) Birimler, uygulanmasma karar verilen onerilerle ilgili ger9ekle§tirme sonu?lanna dair istatistiki bilgileri; Nisan, Temmuz, Ekim ve takip eden yihn Ocak ayi sonuna kadar Oneri Izleme Grubuna yazih olarak bildirmekle yuktimltidlir. Uygulama sonuflan, "uygulandi", "uygulanmadi", "devam eden 9ah§ma var" §eklinde simflandinlarak a^iklamalan ile birlikte Oneri Izleme Grubuna gonderilir. Bireysel Oneri Sisteminin Izlenmesi MADDE 11- (1) Strateji Geli§tirme Ba§kanhgi tarafindan Bireysel Oneri Sisteminin 5iktilan degerlendirilerek, sistemin performansi izlenir. DORDUNCU BOLUM Bireysel Oneri Sistemi Bunyesinde Kurulan Kurullar ve Gruplar Birim Oneri Degerlendirme Grubunun Olu§umu MADDE 12 (1) Grup tiyeleri; a) Ana Hizmet Birimlerinde; 1) Genel Miidtirltiklerde, Her Daire Ba§kanhgmi temsilen Daire Ba§kanmm gorevlendirecegi bir Sosyal Giivenlik Uzmani veya §ube Mtidtirtinden, 2) Rehberlik ve Tefti§ Ba§kanhgmda, Rehberlik ve Tefti§ Ba§kanmm gorevlendirecegi bir Refakat Mtifetti§inden 3) Aktiierya ve Fon Yonetimi Daire Ba§kanhgmda, Daire Ba§kanmm gorevlendirecegi bir Sosyal Gtivenlik Uzmani veya §ube Mtidtirtinden, b) Dam§ma Birimlerinde; 1) Strateji Geli§tirme Ba§kanhgmda, her Daire Ba§kanhgim temsilen Daire Ba§kaninm gorevlendirecegi bir Sosyal Guvenlik Uzmani veya §ube Miidiirunden, 2) Hukuk Mti§avirliginde, Birinci Hukuk Mii§aviri tarafmdan gorevlendirilecek bir Hukuk Mii§aviri veya Avukattan, 3) Basin ve Halkla lli§kiler Mti§avirliginde, Basin ve Halkla lli§kiler Mii§aviri tarafmdan gorevlendirilecek bir §ube Miidiiriinden, 4) I? Denetim Birimi Ba§kanhginda, 1? Denetim Birimi Ba§kam tarafmdan gorevlendirilecek bir 1? Denetgiden, c) Yardimci Hizmet Birimlerinde, birim amiri tarafmdan belirlenecek bir Sosyal Giivenlik Uzmani veya §ube Mudiirtinden olu§ur. (2) Her Birim Oneri Degerlendirme Grubu tiyesinin birer yedegi belirlenerek Oneri Izleme Grubuna bildirilir. Oneri Izleme Grubunun Olusumu MADDE 13- (1) Oneri Izleme Grubu, Stratejik Yonetim ve Proje Daire Ba§kam tarafmdan gorevlendirilecek en az iki personelden olu§ur. Grup tiyeleri, Stratejik Yonetim ve Proje Daire Ba§kanhgmda gorevli personel arasmdan se^ilir. Grup olu§turulduktan sonra, gerekli durumlarda, Stratejik Yonetim ve Proje Daire Ba§kam, grup iiyelerini degi§tirebilir. (2) Oneri Izleme Grubu gerekli durumlarda toplamr. Toplantiya Stratejik Yonetim ve Proje Daire Ba§kam ba§kanhk eder. (3) Grup, on degerlendirme kapsammda; gelen onerilerin kriterlere uygun olup olmadigmi, kabul edilmeyen ya da birimlere yonlendirilmesine gerek kalmadan sonu^landinlan onerilerle ilgili olarak oneri sahiplerine geri bildirimini ve uygun olarak kabul edilen onerilerin hangi birimi ilgilendirdiginin tespitini yapar. Yaptigi bu gah§malarm sonucunda, kabul edilen onerileri ve bu oneriler hakkmdaki birim goru§lerini sistem tizerinden Oneri Degerlendirme Kuruluna sunar. Oneri Degerlendirme Kurulunda "uygulansm" §eklinde degerlendirilen ve puan tisttinlugtine gore siralanan onerileri, Oneri Degerlendirme Ust Kuruluna degerlendirilmek tizere gonderir ve bu oneriler arasmdan Oneri Degerlendirme Ust Kurulunca da uygulanmasma karar verilen onerileri Ba§kanhk Makami onayma sunar. Makam onayi alan onerileri uygulanmak tizere ilgili birimlere gonderir. Oneri Degerlendirme Kurulunun Olu§umu MADDE 14- (1) Kurul, her puanlama doneminde Strateji Geli§tirme Ba§kanmm ba§kanhgmda toplamr. Strateji Geli§tirme Ba§kanmm katilamadigi durumlarda Kurulun ba§kanhgma Stratejik Yonetim ve Proje Daire Ba§kam vekalet eder. (2) Kurul tiyeleri, a§agidakilerden olu§ur: a) Strateji Geli§tirme Ba§kam b) Stratejik Yonetim ve Proje Daire Ba§kani c) Sigorta Primleri Genel Miidiirlugunu temsilen gorevlendirilecek bir Daire Ba§kam 9) Emeklilik Hizmetleri Genel Mudlirliigunii temsilen gorevlendirilecek bir Daire Ba§kam d) Gene! Saglik Sigortasi Genel Miidiirlugunu temsilen gorevlendirilecek bir Daire Ba§kam e) Hizmet Sunumu Genel Miidurlugunu temsilen gorevlendirilecek bir Daire Ba§kam (3) Oneri Degerlendirme Kurulu tiyelerinden birisinin yilhk izin, hastahk, gorevlendirme, emeklilik, tayin vb. oldugu durumlarda vekaletini biraktigi ki§i Oneri Degerlendirme Kuruluna onun yerine katihr. (4) Oneri Degerlendirme Kuruluna, ihtiya? duyulmasi halinde onerinin konusuna gore ilgili daire ba§kammn/personelin de katihmi saglamr. Oneri Degerlendirme Ust Kurulunun Olu§umu MADDE 15- (1) Oneri Degerlendirme Kurulunca puanlanarak siralanan oneriler arasmdan hangilerinin uygulanacagma karar veren ve uygulanmasma karar verilen oneriler i?erisinden ilk (19 oneriyi tespit eden kuruldur. Kurula, Kurum Balkan Yardimcisi ba§kanhk eder. Kurum Ba§kaninm onayi ile yilda bir kez toplamr. (2) Kurul tiyeleri, a§agidakilerden olu§ur: a) Strateji Geli§tirme Ba§kanhgimn bagh oldugu Kurum Balkan Yardimcisi b) Sigorta Primleri Genel Mudiiru c) Emeklilik Hizmetleri Genel Mudurii 9) Genel Saglik Sigortasi Genel Mudurii d) Hizmet Sunumu Genel Mlidurli e) Rehberlik ve Tefti§ Ba§kam f) Akttierya ve Fon Yonetimi Daire Ba§kam g) Strateji Geli§tirme Ba§kam g) 1. Hukuk Mti§aviri h) Basin ve Halkla lli§kiler Mu§aviri i) Insan Kaynaklan Daire Ba§kam i)Destek Hizmetleri Daire Ba§kam j) tn§aat ve Emlak Daire Ba§kam k) Egitim, Ara§tirma ve Geli§tirme Merkezi Ba§kam Yiiriirliikten kaldirilan Usul ve Esaslar MADDE 16 - (1) Kurum Ba§kanhgmca uygulamaya konulan 07/01/2015 tarih ve 93039 sayih Sosyal Glivenlik Kurumu Bireysel Oneri Sistemi Usul ve Esaslan yurlirliikten kaldinlmi§tir. Yiiriirliik MADDE 17- (1) Bu Usul ve Esaslar Yonetim Kurulunca kabul edildigi 24/12/2015 tarihinde yuriirliige girer. Yiirutme MADDE 18- (1) Bu Usul ve Esas htiktimlerini Sosyal Gtivenlik Kurumu Ba§kam ytiriitlir.